Folgende Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Lohnunterlagen in deutscher oder englischer Sprache bereitzuhalten:
Bei einer grenzüberschreitenden Arbeitskräfteüberlassung ist der inländische Beschäftiger zur Bereithaltung der Lohnunterlagen verpflichtet, wobei der Überlasser diese dem Beschäftiger nachweislich zur Verfügung zu stellen hat.
Abweichend davon sind die Lohnunterlagen seit der Novelle 2021 im Fall einer grenzüberschreitenden Arbeitskräfteüberlassung (ausgenommen im Fall eines mobilen Arbeitnehmers im Transportbereich) im Inland bei
bereitzuhalten oder im Zeitpunkt der Erhebung elektronisch zugänglich zu machen, sofern dies in der Meldung angeführt wurde. Erfolgt die Erhebung außerhalb der Geschäftszeiten des berufsmäßigen Parteienvertreters, hat dieser die Unterlagen nach Aufforderung bis zum Ablauf des zweitfolgenden Werktages zu übermitteln. Für diese Übermittlung gebührt ihm kein Ersatz der Aufwendungen.
Bei kurzen Entsendungen bis zu 24 Stunden (und nicht mobile Arbeitnehmer betreffend) sieht die Novelle 2021 außerdem eine vereinfachte Bereithaltung der Lohnunterlagen vor. Während des Zeitraums der Entsendung sind nur der Arbeitsvertrag oder Dienstzettel und Arbeitszeitaufzeichnungen bereitzuhalten oder diese den Kontrollorganen unmittelbar vor Ort im Zeitpunkt der Erhebung in elektronischer Form zugänglich zu machen. Weitere Lohnunterlagen können von den Kontrollorganen verlangt werden und sind binnen 14 Kalendertagen nach dem Ende des Kalendermonats der Kontrolle zu übermitteln. Bei der Berechnung der Dauer der Entsendung ist die bereits zurückgelegte Dauer der Entsendung eines anderen Arbeitnehmers zu berücksichtigen.