Bereithaltung der Lohnunterlagen

Stand: November 2021

Unter Lohnunterlagen sind jene Unterlagen zu verstehen, die zur Überprüfung des dem Arbeitnehmer nach den österreichischen Rechtsvorschriften gebührenden Entgelts erforderlich sind.

Folgende Lohnunterlagen sind vom Arbeitgeber bereitzuhalten:

  1. Arbeitsvertrag oder Dienstzettel im Sinne der Richtlinie des Rates über die Pflicht des Arbeitgebers zur Unterrichtung des Arbeitnehmers über die für seinen Arbeitsvertrag oder sein Arbeitsverhältnis geltenden Bedingungen;
  2. Lohnzettel, Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege, Lohnaufzeichnungen für die aufgrund konkreter Tätigkeiten oder des konkreten Einsatzes zustehenden Zulagen oder Zuschläge;
  3. Arbeitszeitaufzeichnungen und Unterlagen betreffend die Lohneinstufung zur Überprüfung des gebührenden Entgelts, sofern sich die Einstufung nicht aus anderen Lohnunterlagen ergibt.

Naturgemäß sind nur jene Lohnunterlagen bereitzuhalten, die aufgrund des Zwecks der Unterlagen vorliegen können.

Beispiel: Die Lohnzahlungsnachweise und Banküberweisungsbelege für den Zeitraum Dezember 2021 können naturgemäß im November 2021 noch nicht vorliegen, da die Lohnabrechnung noch nicht durchgeführt wurde. Die Nichtbereithaltung dieser Unterlagen im November 2021 ist demnach nicht strafbar.

Die Lohnunterlagen sind durch den ausländischen Arbeitgeber in deutscher oder englischer Sprache bereitzuhalten.

Eine beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache ist allerdings nicht erforderlich, an die Art und Form der Übersetzung werden keine zusätzlichen Erfordernisse geknüpft. Es ist ausreichend, dass die Lohnunterlagen in Deutsch oder Englisch bereitgehalten werden und die tatsächlichen Gegebenheiten wiedergeben.

Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege können auch in der Landessprache bereitgehalten werden, wenn der Betrag (das Entgelt, das für die jeweilige Lohnzahlungsperiode geleistet wurde), der Empfänger und die Entgeltperiode anhand des Beleges nachweislich festgestellt werden können.

Zur persönlichen Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiter.

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