Bilanzierer
Stand: November 2023
Grundsätze und Gebote
Bilanzieren heißt, dass der Gewinn bzw Verlust eines Jahres als Anstieg bzw Verminderung des Eigenkapitals zwischen dem Jahresanfang und dem Jahresende ermittelt wird. Entnahmen bzw Einlagen des Unternehmers (Gesellschafters) bleiben dabei unberücksichtigt.
Der Bilanzierer ist an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gebunden, zu denen unter anderem das Gebot der Stetigkeit der Bewertung gehört. Diesem Gebot zur Folge sind einmal gewählte Bewertungsmethoden grundsätzlich beizubehalten, für Änderungen bedarf es triftiger Gründe.
Weiters muss der Bilanzierer stets das Gebot der Periodenreinheit von Aufwendungen bzw Erträgen beachten. Das bedeutet, dass der Bilanzierer einen Aufwand, der zB dem Jahr 2023 zuzuordnen ist, auch in diesem Jahr zu buchen hat, auch wenn er die Rechnung für diesen Aufwand erst im Jahr 2024 erhält. Eine Verschiebung des Aufwands in ein späteres Jahr ist grundsätzlich unzulässig. Unterlässt zB der Bilanzierer im Jahr 2023 die bereits erforderliche Wertberichtigung einer Forderung und fällt diese Forderung im Jahr 2024 endgültig aus, so kann die Abschreibung im Jahr 2024 grundsätzlich nicht mehr nachgeholt werden. Stellt sich nach Aufstellung einer Bilanz heraus, dass diese fehlerhaft war, dann besteht die Verpflichtung die Bilanz (und die jeweiligen Steuererklärungen) zu berichtigen.
Bewertung von Wirtschaftsgütern
„Bilanzieren heißt Bewerten, und Bewerten ist eine Kunst.“ Unter diesem Motto muss jede Bilanz gesehen werden. Die sorgsame Ermittlung des Wertes eines jeden Vermögensgegenstandes ist Grundvoraussetzung dafür, dass ein guter Bilanzierer seine „Kunst“ ausüben kann.
Die sorgsame Erhebung von Fakten ist quasi der Rohstoff für eine ordentliche Bewertung, das Wissen des Fachmannes der Garant für die richtige, optimale (steuerschonendste) Bewertung. Jeder zur Bilanzierung Verpflichtete muss daher im ersten Schritt jeden Vermögensgegenstand seines Unternehmens erfassen bzw Vorkehrungen für die ordentliche, insb vollständige Erfassung treffen.
Wichtig sind auch die Maßnahmen zur Aufnahme einer ordentlichen Inventur. Auch wenn – gerade bei kleineren Unternehmen – am 31. Dezember 2021 kein Mitarbeiter mehr Lust zu dieser Arbeit haben wird, gibt es Alternativen. Selbst das strenge Unternehmensrecht sieht die vorgezogene und nachgelagerte Inventur vor; Voraussetzung ist eine ordentliche Aufzeichnung der Vorkommnisse zwischen dem Aufnahmestichtag und dem Bilanzstichtag.
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TIPP: Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass buchführende Land- und Forstwirte und rechnungslegungspflichtige Gewerbetreibende auch ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr als Gewinnermittlungszeitraum wählen können. Das wird vor allem für Betriebe von Interesse sein, die saisonal handeln bzw leisten (zB Modegeschäfte, Tourismus). |
Dokumentieren Sie möglichst präzise Ihre Vermögensgegenstände am Jahresende und Ihre Überlegungen dazu. Halten Sie gut dokumentiert fest, wenn Sie der Überzeugung sind glauben, dass die Wirtschaftsgüter weniger wert sind, als im Inventarverzeichnis bewertet.
Gehen Sie mit Ihrem Buchhalter Ihre Forderungen durch und setzen Sie allenfalls noch vor dem Jahresende Schritte. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihnen ein Lieferant zu viel verrechnet hat, dann versuchen Sie eine Klärung. Seien Sie – gerade am Jahresende – bemüht, Ihre Leistungen vollständig abzurechnen und versuchen Sie Ihr Lager am Jahresende so klein wie möglich zu halten. All diese Maßnahmen sparen Zeit bei der Bilanzierung und geben Sicherheit in Bezug auf spätere Bewertungsfragen. Je weniger zu bewerten ist, desto weniger muss darüber allenfalls diskutiert werden.
Rückstellungen
Rückstellungen sind Schulden, die ihrem Grunde, ihrer Höhe oder Fälligkeit nach noch nicht bekannt sind.
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TIPP: Erheben Sie sorgsam, unter Beachtung der größten Vorsicht, ob Sie nicht am Jahresende bereits Verpflichtungen eingegangen sind, die noch nicht schlagend geworden sind. Falls Sie solche Schulden – allenfalls auch nur drohende Schulden – aufspüren, dokumentieren Sie gerade am Jahresende, wer, warum, in welcher Höhe und aus welchem Grund eine Forderung an Sie gestellt hat und halten Sie Ihre persönliche Einschätzung dazu in einer Ihnen angemessen erscheinenden Form fest. Vielleicht erkennen Sie in dieser Situation Wertberichtigungs- bzw Rückstellungsgründe, die belegbar sind und an die Ihr Bilanzierer gar nicht denkt. Unterlegen Sie insb dann, wenn Sie auch noch nicht geäußerte Verbindlichkeiten vermuten, Ihre Beweggründe und weisen Sie auf Fakten (zB Schriftstücke, Telefonate uä) hin. |
Zu bedenken ist, dass die Gewährleistungsfrist für bewegliche Sachen zwei Jahre beträgt. Dies ist für die Bildung von Gewährleistungsrückstellungen beachtlich, wobei die unternehmensrechtliche Berechnung sehr oft pauschal erfolgt.
Seit einer Änderung des Einkommensteuergesetzes im Jahr 2021 sind für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 begonnen haben, auch Pauschalrückstellungen und Pauschalwertberichtigungen steuerrechtlich anerkannt. Zu beachten ist allerdings, dass sog "Altbestände", also jene pauschalen Wertberichtigungen oder Rückstellungen, die vor besagtem Stichpunkt bereits bestanden haben, gleichmäßig auf fünf Jahre zu verteilen sind. Unzulässig sind Rückstellungen für unterlassene Ausgaben bzw Aufwendungen. Wenn also bspw eine Ihrer Anlagen bereits kaputt ist, dann lassen Sie diese noch heuer reparieren und kommen so ein Jahr früher zur Betriebsausgabe, weil eine Rückstellung für unterlassene Reparaturen jedenfalls steuerlich nicht zulässig ist.
Rückstellungen für Verbindlichkeiten und drohende Verluste mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr sind unter Zugrundelegung einer 3,5%-igen Abzinsung zu berechnen. Das setzt voraus, dass der Zeitpunkt der Fälligkeit bekannt ist bzw zu schätzen ist.
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TIPP: Beachten Sie, dass bei langfristigen Rückstellungen der Berechnung der voraussichtliche Erfüllungsbetrag zugrunde zu legen ist. Das bedeutet, dass Sie auch künftig zu erwartende Preis- bzw Kostensteigerungen berücksichtigen müssen und diesen Betrag der Abzinsung zugrundelegen. Damit kommt es in vielen Fällen zu einem deutlich schwächeren Abzinsungseffekt, der die Rückstellung und die damit einhergehende Steuerersparnis ebenfalls höher ausfallen lässt. |
Eigenkapitalüberlegungen
Bedenken Sie, dass der Jahresabschluss, den Sie erstellen, nicht nur der Finanz, sondern auch meist Banken und uU dem Firmenbuch – und damit der Öffentlichkeit – vorgelegt wird. Versuchen Sie daher vor dem Bilanzstichtag abzuschätzen, wie Ihr Eigenkapital am Bilanzstichtag aussehen wird und treffen Sie allenfalls letzte Maßnahmen.
So können Sie zB durch eine Einlage aus Ihrer Privatschatulle eine Überschuldung am Bilanzstichtag beseitigen und gegenüber den Bilanzbetrachtern ein gutes Bild zeigen. Auch verbessern Sie Ihr Bilanzbild, wenn Sie allfällige Entnahmen oder Gewinnausschüttungen erst nach dem Bilanzstichtag vornehmen.