Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Stand: November 2023

Verpflichtung zur Führung von Einzelaufzeichnungen über Barumsätze

Jegliche Unternehmer, die eine Bilanz aufstellen bzw betriebliche Einkünfte (Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Land- und Forstwirtschaft oder selbständiger Arbeit) erzielen, sind verpflichtet, jeden Barumsatz einzeln aufzuzeichnen.

Aber auch Personen, die außerbetriebliche Einkünfte erzielen (zB aus Vermietung und Verpachtung), sind seit 1.1.2016 verpflichtet, ihre Barumsätze einzeln aufzuzeichnen.
Dabei wird unter Einzelaufzeichnungspflicht das laufende sowie einzeln festzuhaltende Aufzeichnen von Bareingängen und Barausgängen verstanden.

Als Barumsatz gilt nicht nur die Entgegennahme von Bargeld sondern auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort. Zahlungen mit bspw Online-Banking Überweisung oder PayPal gelten nicht als Barumsatz.

Erleichterungen bei der Führung der Einzelaufzeichnungen

Diese Erleichterungen gelten

• für Unternehmer mit Jahresumsätzen von nicht mehr als € 30.000,--, die Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen oder anderen öffentlichen Orten ohne fest umschlossene Räumlichkeiten ausführen ("Kalte-Hände-Regelung"),
• für Umsätze in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten, wie etwa Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten,
• für Umsätze in einem Buschenschankbetrieb, wenn dieser an maximal 14 Tagen im Jahr geöffnet ist und
• für die Umsätze kleiner Vereinskantinen von gemeinnützigen Vereinen, wenn diese an nicht mehr als 52 Tagen im Kalenderjahr betrieben werden.

Weiters gibt es Erleichterungen für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, Automatenbetreiber und Onlineshops. Die Erleichterungen bestehen darin, dass diese Unternehmer – wenn sie keine Aufzeich¬nungen führen – die Umsätze durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand an Bargeld ermitteln dürfen (Losungsermittlung durch Kassasturz).

Für gemeinnützige Vereine und Körperschaften wurde zudem vorgesehen, dass von ihnen ver-anstaltete Feste im Ausmaß von bis zu 72 Stunden pro Jahr steuerlich begünstigt sind und somit bei derartigen Festen (zB Feuerwehrfest) insbesondere keine Registrierkassenpflicht besteht. Sicherheitshalber haben sich auch die politischen Parteien ein Steuerzuckerl gesichert und die Regelung für Vereinsfeste auch für Parteifeste übernommen. Allerdings dürfen diese – anders als bei Vereinen – einen Jahresumsatz von € 15.000,-- nicht überschreiten.

Seit 1.1.2016 gibt es nun die Verpflichtung, dass die Einzelaufzeichnungen des betrieblichen Bereichs unter Verwendung einer elektronischen Registrierkassa geführt werden müssen.

Qualifikationen an eine Registrierkassa

Seit 1.1.2016 bzw seit 1.4.2017 besteht die Verpflichtung, dass die Einzelaufzeichnungen des betrieblichen Bereichs (Gewerbetreibende, Freiberufler, Land- und Forstwirte) unter Verwendung einer elektronischen bzw einer "gesicherten" Registrierkassa geführt werden müssen. Eine elektronische Registrierkassa ist ein Gerät, das folgende Qualifikationen erfüllt: Die erfassten Einzelumsätze werden in der Reihenfolge der Erfassung abgespeichert und können in dieser Reihenfolge wieder-gegeben werden (Protokollfunktion). Weiters dürfen die gespeicherten Daten nicht veränderbar sein (weder die Reihenfolge der Erfassung noch der Inhalt der Eingaben darf im Nachhinein so geändert werden, dass die ursprüngliche Reihenfolge der Erfassung bzw der ursprüngliche Inhalt nicht mehr wiedergegeben werden kann). Die „Sicherung“ besteht in einer Einrichtung, die nach einem bestimmten per Verordnung festgelegten Verfahren für jeden in der Kasse erfassten Barumsatz einen kryptographischen Signaturwert erzeugt. Diese Sicherheitseinrichtung muss der Unternehmer von einem Zertifizierungsanbieter erwerben und die Kassa muss bei FinanzOnline registriert werden.

Ausnahmen
Von der Verwendung einer Registrierkassa sind lediglich Unternehmen befreit, deren Jahresumsatz € 15.000,-- nicht überschreitet. Weiters müssen Unternehmer, deren Barumsatz (inkl Bankomatumsatz bzw Kreditkartenumsatz) € 7.500,-- nicht überschreitet, keine elektronische Registrierkasse verwenden.

Überschreiten Sie einmalig die eben genannten Grenzen, dann tritt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein. Überschreiten Sie bspw im April die Grenzen, dann müssen Sie, wenn der Voranmeldezeitraum der Kalendermonat ist, zum 1.8. bereits eine elektronische Registrierkasse verwenden (hingegen beim Kalenderviertaljahr, wäre es der 1.10.).

Belegerteilungspflicht

Weiters besteht seit 1.1.2016 die Verpflichtung, dass über jeden Barumsatz ein entsprechender Beleg ausgestellt wird. Der Kunde ist verpflichtet, diesen Beleg entgegenzunehmen und bis zum Verlassen der Geschäftsräumlichkeiten aufzubewahren.

Strafen

Die Missachtung der Registrierkassenpflicht bzw der Belegerteilungspflicht stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar (Strafe bis € 5.000,--).

Manipuliert man die Registrierkasse und verkürzt dabei Abgaben, dann stellt das einen Abgabenbetrug iSd § 39 FinStrG dar. Hierbei können Strafdrohungen mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe bzw bis zu € 1,5 Mio Geldstrafe verhängt werden. Bei einem Abgabenbetrug mit einem € 500.000,-- übersteigendem Wertbetrag können sogar bis zu zehn Jahren Freiheitsstrafe bzw bis zu € 2,5 Mio Geldstrafe verhängt werden.

Manipuliert man die Kasse und begeht keine Abgabenverkürzung, liegt eine Finanzordnungswidrigkeit iSd § 51a FinStrG vor, die mit bis zu € 25.000,-- Strafe sanktioniert ist. Weiters gelten bei Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht oder bei Manipulation die Bücher als nicht ordnungsgemäß, was in der Regel zu einer Hinzuschätzung führt und oft mit einem Finanzstrafverfahren endet.

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