Wertvolle Tipps von A wie "Abfertigungsrückstellung" bis Z wie "Zuschuss für beruflich nicht veranlasste Fahrten"

Stand: November 2023

Abfertigungsrückstellung

Für Ansprüche von Dienstnehmern, die sich noch im System „Abfertigung alt“ befinden (das sind vor allem Mitarbeiter, die vor dem 1.1.2003 in das Unternehmen eingetreten sind), können Sie mit steuerlicher Wirkung Rückstellungen im Ausmaß von bis zu 45% bzw 60% (wenn der Dienstnehmer zumindest das 50. Lebensjahr vollendet hat) der fiktiven Ansprüche aus Abfertigungen bilden. Dies gilt jedoch nur, wenn Sie nicht von der seinerzeitigen im Jahr 2002 bzw 2003 Möglichkeit der steuerfreien Auflösung der Abfertigungsrückstellung Gebrauch gemacht haben. Haben Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, vergessen Sie nicht, dass Sie im Jahr des Ausscheidens des abfertigungsberechtigten Mitarbeiters (steuerlich) ein Fünftel der bezahlten Abfertigung und in den folgenden vier Jahren ebenfalls jeweils ein Fünftel steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen können.

Arbeitnehmerveranlagungen für 2018 letztmalig bis 31.12.2023 möglich

Sollten Sie, aus welchen Gründen immer, Ihre Arbeitnehmerveranlagung für das Jahr 2018 noch nicht durchgeführt haben, dann besteht bis Ende des Jahres 2023 noch eine letzte Frist. Danach ist es zu spät.

Arbeitszimmer

Ausgaben und Aufwendungen für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sind nur dann abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer nach dem typischen Berufsbild erforderlich ist und für diese Tätigkeit den Mittelpunkt der beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. Bessert sich also bspw ein Angestellter sein Einkommen dadurch auf, indem er schriftstellerisch oder als EDV-Dienstleister tätig wird und übt er diese Nebentätigkeit überwiegend im Arbeitszimmer aus, dann sind die Kosten für dieses Arbeitszimmer abzugsfähig. Daneben können selbstverständlich die Ausgaben und Aufwendungen für Arbeitsmittel (Schreibtisch, Aktenschränke, Computer, Telefon, Büromaterial etc) geltend gemacht werden. Beachten Sie auch den nunmehr möglichen Vorsteuerabzug für Arbeitszimmeraufwendungen.

Ab der Veranlagung 2022 besteht bei betrieblichen Einkünften die Möglichkeit, Aufwendungen für ein Arbeitszimmer im Rahmen eines Arbeitsplatzpauschales für Selbständige zu berücksichtigen. Dieses Pauschale steht nur dann zu, wenn dem Steuerpflichtigen zur Ausübung dieser Tätigkeit kein anderer ihm zurechenbarer Raum zur Verfügung steht. Das "große" Arbeitsplatzpauschale beträgt € 1.200,-- pro Jahr, wenn neben der betrieblichen Tätigkeit keine anderen aktiven Einkünfte von mehr als € 11.693,-- pro Jahr erzielt werden, für die ihm außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. Übersteigen die anderen Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit, für die dem Erwerbstätigen außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht, € 11.693,--, beträgt das Pauschale € 300,--pro Jahr.

Neben dem „kleinen" Pauschale sind zusätzlich Aufwendungen und Ausgaben für ergonomisch geeignetes Mobiliar (insbesondere Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) in Höhe von max € 300,-- pro Jahr abzugsfähig.

Aufwendungen für betriebliche Arbeitsmittel wie Computer oder Drucker sind weiterhin neben dem Pauschale abzugsfähig.

Aufbewahrungsfrist

Geschäftsunterlagen sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Aufgrund des Betrugsbekämpfungsgesetzes gilt für hinterzogene Abgaben eine Verjährungsfrist von zehn Jahren. Diese Frist verlängert sich jeweils um ein Jahr, wenn die Behörde den Abgabenanspruch innerhalb von zehn Jahren geltend macht (zB durch Aufforderung zur Abgabe einer Steuererklärung), bzw wenn der Abgabenanspruch innerhalb des letzten Jahres vor Ablauf der Verjährungsfrist geltend gemacht wird. Deshalb sollte man seit 2011 im Zweifelsfall Unterlagen, die einen allfälligen Verdacht der Abgabenverkürzung entkräften können, bis zum Ende der möglichen Verjährungsfrist (also bis zu zwölf Jahre) aufbewahren. Bei Unterlagen, die Grundstücke betreffen, beträgt die Frist 22 Jahre. Sie können also, abgesehen von Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken, Ihre Unterlagen für 2014 ab dem 1. Jänner 2022 vernichten, wenn nicht noch Verfahren anhängig oder zu erwarten sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie nun vernichten können, reden Sie mit Ihrem Steuerberater.

Heben Sie Verträge und Rechnungen, die Grundstücke, die Herstellung von Gebäuden oder deren Instandsetzung betreffen, "ewig" und geordnet auf, sonst können Sie allenfalls bei der Veräußerung von Grundstücken die Anschaffungskosten nicht mehr nachweisen und es könnte Ihnen (oder einmal Ihren Erben) dadurch ein erheblicher Nachteil entstehen. Überlegen Sie, diese Unterlagen allenfalls zusammen mit Ihrem Testament bei einem Notar zu hinterlegen. Sie können Ihre Unterlagen auch elektronisch archivieren; es muss jedoch die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe gewährleistet sein.

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ACHTUNG:

Beachten Sie, dass Sie nicht nur die Geschäftsunterlagen in Papierform, sondern auch alle Geschäftsunterlagen, die elektronisch erstellt wurden, auch in elektronischer Form grundsätzlich aufbewahren und auf Verlangen der Behörde zur Verfügung stellen müssen; dazu gehören zB Fakturendaten, Lagerdaten etc.

Ausstellung von Rechnungen

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Zulässigkeit des Vorsteuerabzuges ist das Vorliegen einer Rechnung, die sämtliche vom Umsatzsteuergesetz geforderten Merkmale aufweist. Es sind dies:

Erleichterungen gelten nur für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal € 400,--, den sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Hier ist die Angabe des liefernden oder leistenden Unternehmers, des Leistungsdatums, der Beschreibung der Leistung, der Angabe des Bruttoentgeltes und des Steuersatzes ausreichend. Diese Vereinfachungsbestimmungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Jeder Unternehmer sollte daher erhaltene Eingangsrechnungen auf das Vorhandensein dieser Angaben prüfen und erforderlichenfalls eine Berichtigung verlangen. Beachten Sie auch, dass Sie als Unternehmer generell verpflichtet sind, Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen an andere Unternehmer oder Körperschaften auszustellen. Die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung an Privatpersonen gilt nur, wenn an diese eine Werklieferung oder -leistung iZm einem Grundstück erbracht wird und für Rechnungen iZm dem ig Versandhandel sowie der ig Lieferung neuer Fahrzeuge. Die früher gültige Regelung, der zufolge Sie nur bei Verlangen des Empfängers der Leistung verpflichtet waren, eine Rechnung auszustellen, gilt schon lange nicht mehr. Die Rechnungsausstellung ist also eine „Bringschuld“ des Leistenden!

Der Unternehmer hat seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. Bei Reverse Charge Leistungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen hat die Rechnungsausstellung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats zu erfolgen.

Beachten Sie auch die seit 1.1.2016 geltende Belegerteilungs- und Belegannahmepflicht bei Bargeld-, Bankomat- und Kreditkartenumsätzen.

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TIPP:

Achten Sie bei Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmern erhalten, dass diese den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, da Sie sonst kein Recht auf Vorsteuerabzug haben. Beachten Sie, dass Sie – wenn Sie auf einer Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen – den ausgewiesenen Betrag auf jeden Fall dem Finanzamt schulden, ausgenommen die Rechnung ergeht an den Endverbraucher, der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

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ACHTUNG:

Der Vorsteuerabzug steht Ihnen nicht zu, wenn Sie wussten bzw wissen mussten, dass der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer hinterzieht. „Wissen müssen“ wird in diesem Fall von der Finanz so ausgelegt, dass es sich bei der Liefer- bzw Leistungsbeziehung um eine unübliche Gestaltung handelt. Als „unüblich“ sieht die Finanz neben markt­unüblichen Preisen insbesondere Barzahlung bei größeren Beträgen, ungewöhnliche Leistungserfüllungen, andere Geschäfte des Leistungsempfängers finden unter anderen Bedingungen statt bzw Zusammenballung von Geschäften größeren Umfangs innerhalb kurzer Zeit. Schauen Sie sich Ihre Geschäftspartner daher genau an und recherchieren Sie, wenn Ihnen ein Geschäftspartner bzw seine Geschäftsgebarung (Auftritt des Unternehmens, Angebotslegung, Preisgestaltung, Zahlungsmodalitäten etc) ungewöhnlich vorkommen. Damit sichern Sie den Vorsteuerabzug und bewahren sich vor dem allfälligen Vorwurf, bei einer Abgabenhinterziehung mitgewirkt zu haben.

Aus- und Fortbildungs- sowie Umschulungsmaßnahmen

Aus- und Fortbildungskosten im Zusammenhang mit einer ausgeübten oder damit verwandten Tätigkeit sind ebenso wie Umschulungskosten abzugsfähig. Die Abzugsfähigkeit ist insb für Aufwendungen im Zusammenhang mit Umschulungsmaßnahmen, die aus öffentlichen Mitteln (AMS) oder von Arbeitsstiftungen gefördert werden, gegeben. Sind Umschulungen derart umfassend, dass sie den Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglichen, die mit der bisherigen Tätigkeit nicht verwandt sind, so sind auch diese abzugsfähig (zB Angestellter im Finanzbereich lässt sich zum Krankenpfleger ausbilden). Ausbildungsmaßnahmen für einzelne Kurse nicht verwandter Tätigkeiten (einzelner Krankenpflegekurs, der für sich alleine keinen Berufsumstieg sicherstellt) sind nicht abzugsfähig. Der Begriff „Umschulung“ setzt eine bestehende berufliche Tätigkeit voraus.

Beachten Sie, dass auch die Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Besuch einer allgemeinbildenden höheren Schule bzw einem ordentlichen Universitätsstudium – soweit ein entsprechender Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit besteht – abzugsfähig sind.

Begünstigte Fahrzeuge

Wenn Sie ein neues Fahrzeug anschaffen wollen, beachten Sie, dass Pkws steuerlich diskriminiert sind. Dabei ist zu bedenken, dass seit dem EuGH-Urteil vom 8. Jänner 2002 auch für Kleinbusse die Rechtslage vor dem Strukturanpassungsgesetz 1996 (Sparpaket) maßgeblich ist. Vielfach ist ein Kleinautobus (Minivan) bzw ein kleiner Lkw (zB Pick-Up) besser geeignet und vor allem steuerlich günstiger. Als Anschaffungskosten (inkl Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe) für Personen- und Kombinationskraftwagen ist aus steuerlicher Sicht (seit 2005) mit € 40.000,-- die Obergrenze erreicht. Der Gesetzgeber spricht in diesem Zusammenhang auch von Luxusgrenze. Mit VO des BMF (BGBl II 193/2002) wurde festgehalten, dass Kleinbusse und Kleinlastkraftwagen nicht unter die Begriffe Personen- und Kombinationskraftwagen einzuordnen sind, was bedeutet, dass für derartige Fahrzeuge die genannte Luxusgrenze sowie die für Personen- und Kombinationskraftwagen gesetzlich festgelegte Mindestabschreibungsdauer von acht Jahren nicht zur Anwendung kommt.

Eine aktuelle Liste der begünstigten Fahrzeuge bekommen Sie von Ihrem Steuerberater oder können Sie sich von der Webseite des Finanzministeriums herunterladen.

Eine weitere Begünstigung gibt es seit 2016 für rein elektrisch angetriebene Pkw. Bis zur „Luxusgrenze“ von € 40.000,-- kann von den Anschaffungs- bzw Betriebskosten die Vorsteuer voll abgezogen werden. Betragen die Anschaffungskosten zwischen € 40.000,-- und € 80.000,--, kann – im Endeffekt – lediglich ein Vorsteuerbetrag von rd € 6.667,-- geltend gemacht werden. Übersteigen die Anschaffungskosten den Betrag von € 80.000,-- (überwiegend steuerlich nicht abzugsfähig), steht kein Vorsteuerabzug mehr zu. Beachten Sie bei Gebrauchtwagen, dass der Neuanschaffungspreis für diese Betrachtung zählt.

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ACHTUNG:

Beachten Sie auch, dass bei Fahrzeugen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, für Privatanteile und Sachbezüge Umsatzsteuer aus den Titeln „Eigenverbrauch“ bzw „tauschähnlicher Umsatz“ zu bezahlen ist.

Rufzeichen

ACHTUNG:

Beachten Sie auch im Zusammenhang mit der Luxusgrenze, dass diese grundsätzlich auf den Neuwert eines Kfz abstellt, außer das Kfz ist zum Zeitpunkt der Anschaffung schon älter als fünf Jahre. Wenn Sie also einen „Gebrauchtwagen“ kaufen, achten Sie darauf, dass dieser – wenn er jünger als fünf Jahre ist – im Neuzustand nicht mehr als € 40.000,-- gekostet hat. Wenn das Kfz bereits fünf Jahre alt ist, sind die seinerzeitigen Anschaffungskosten nicht relevant.

Degressive Abschreibung

Mit dem Konjunkturstärkungsgesetz 2020 wurde die Möglichkeit der degressiven Abschreibung eröffnet. Unter dieser Abschreibungsform (auch „Buchwertabschreibung“) versteht man, dass ein bestimmter %-Satz des Buchwertes jährlich abgeschrieben wird. Dieser %-Satz beträgt maximal 30%. Damit können im ersten Jahr (wenn das Wirtschaftsgut länger als 6 Monate im Geschäftsjahr genutzt wird) maximal 30% der Anschaffungsoder Herstellungskosten abgeschrieben werden. Wird das Wirtschaftsgut weniger als 6 Monate im Geschäftsjahr genutzt, dann können im Anschaffungs- bzw Herstellungsjahr lediglich maximal 15% abgeschrieben werden). In den Folgejahren können dann max 30% vom verbleibenden Buchwert abgeschrieben werden.

Die Abschreibung ist also in den ersten Jahren der Nutzung höher und reduziert sich Jahr für Jahr der Betriebszugehörigkeit. Wenn die Abschreibung dann geringer wird als bei Zugrundelegung der (gewohnten) linearen Abschreibung, kann der dann verbleibende Restwert auf die Restnutzungsdauer verteilt linear abgeschrieben werden. Diese Abschreibung kann grundsätzlich für alle nach dem 30.6.2020 angeschafften Wirtschaftsgüter angewendet werden, wenn es sich nicht um eines der folgenden Wirtschaftsgüter handelt:

Diese Sonderform der Abschreibung ist eine Art der vorzeitigen Abschreibung und führt im Gegensatz zur linearen Abschreibung bei Gewinnen zu einer Steuerverschiebung in spätere Besteuerungszeiträume.

Bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG darf die degressive AfA für Wirtschaftsgüter, die ab dem 1. Jänner 2023 angeschafft oder hergestellt worden sind, nur mehr dann geltend gemacht werden, wenn diese Abschreibung auch in der UGB-Bilanz vorgenommen worden ist.

Elektronische Rechnung

Seit 2013 gibt es eine rechtliche Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung. Seit 1.1.2013 kann der Rechnungsaussteller selbst festlegen, wie er die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der e-Rechnung über die siebenjährige Aufbewahrungsfrist gewährleistet. Dies kann durch jegliche „innerbetriebliche Steuerungsverfahren" erreicht werden, wie bspw durch den Abgleich der e-Rechnung mit Bestellschein, Lieferschein und zugehörigen Unterlagen. Die Übermittlung der e-Rechnung kann somit per E-Mail, E-Mail-Anhang oder als Web-Download erfolgen und dies unter Beibehaltung der Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Als elektronisches Format bieten sich sogenannte WORM (Write Once Read Many)-Formate, wie etwa PDF-Formate, an. Wie bisher kann der Rechnungsempfänger einer elektronischen Übermittlung die Zustimmung verweigern.

Essensgutscheine

Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber an nicht in seinen Haushalt aufgenommene Arbeitnehmer zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt, sind für den Arbeitnehmer steuerfrei. Gutscheine für Mahlzeiten bleiben bis zu einem Wert von € 8,-- (seit 1.7.2020) pro Arbeitstag steuerfrei, wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden. Können die Gutscheine auch zur Bezahlung von Lebensmitteln verwendet werden, die nicht sofort konsumiert werden müssen, sind sie bis zu einem Betrag von € 2,-- (seit 1.7.2020) pro Arbeitstag steuerfrei.

Forschungsprämie

Für Aufwendungen im Zusammenhang mit eigenbetrieblicher Forschung bzw Auftragsforschung kann die Forschungsprämie beantragt werden. Diese beträgt seit 1.1.2018 14% der Aufwendungen.

Zu den prämienbegünstigten Forschungsaufwendungen gehören:

Jene Aufwendungen, die anfallen, wenn der Forschungsauftrag an Dritte vergeben wird (Auftragsforschung), sind für die Forschungsprämie mit € 1.000.000,-- pro Wirtschaftsjahr begrenzt.

Voraussetzung für die Gewährung einer Forschungsprämie ist ein Gutachten der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG). Hierbei wird beurteilt, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für Forschung vorliegen:

Zielsetzung der Forschung muss es sein, den Stand des Wissens zu vermehren sowie neue Anwendungen dieses Wissens zu erarbeiten. Dies muss systematisch und unter Einsatz wissenschaftlicher Methoden erfolgen. Die Forschung muss von einem inländischen Betrieb bzw von einer inländischen Betriebsstätte erfolgen. Bei der Auftragsforschung muss der Auftragnehmer den Sitz zumindest in einem Staat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben.

Das Gutachten kann frühestens nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beantragt werden, in welchem die relevanten Aufwendungen angefallen sind.

Die Antragstellung der Forschungsprämie hat ausschließlich über FinanzOnline zu erfolgen. Die Antragsfrist beginnt mit Ablauf des Wirtschaftsjahres und endet vier Jahre nach Beginn.
Es können auch Teilauszahlungen für abgegrenzte Teile des Forschungsprojektes beantragt werden, wenn damit zu rechnen ist, dass sich andernfalls die Entscheidung über den Prämienantrag erheblich verzögert.

Die Forschungsprämie ist keine Betriebseinnahme und ist somit nicht steuerpflichtig. Ebenso müssen Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Prämie stehen, nicht gekürzt werden.

Beachten Sie, dass bei Antragstellung ein Gutachten der Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) dem Finanzamt vorzulegen ist.

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TIPP:

Auf Antrag können Sie bei eigenbetrieblicher Forschung eine Forschungsbestätigung vom Finanzamt verlangen. Anhand eines Bescheids wird Ihnen bestätigt, dass ein Forschungsprojekt den inhaltlichen Voraussetzungen für die Gewährung einer Forschungsprämie entspricht. Die Forschungsbestätigung wird für einen bestimmten künftigen Zeitraum erteilt. Somit erlangen Sie auch bei mehrjährigen Forschungsprojekten erhöhte Rechtssicherheit in Bezug auf die jährlich geltend zu machende Forschungsprämie!

Gebäudeabschreibungen

Seit 2016 beträgt der Abschreibungssatz 1,5% (für Gebäude, die zu Wohnzwecken überlassen werden) und 2,5% (für alle übrigen betrieblichen Zwecke) der Anschaffungs- bzw Herstellungskosten eines Gebäudes.

Im Rahmen des Konjunkturstärkungsgesetzes 2020 wurden für die ersten beiden Abschreibungsjahre von Gebäuden, die nach dem 30.6.2020 angeschafft bzw hergestellt wurden, erhöhte Abschreibungssätze festgelegt. Diese betragen für das erste Abschreibungsjahr, wobei die Halbjahresregel nicht angewendet werden muss, das Dreifache (also 4,5% bzw 7,5%) und für das zweite Abschreibungsjahr das Zweifache (also 3% bzw 5%).

In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, dass der Anteil des Grund und Bodens, der von Liegenschaftsanschaffungskosten für Zwecke der Ermittlung der Abschreibung auszuscheiden ist, grundsätzlich 40% beträgt. Um den regional sehr unterschiedlichen Grundstückspreisen Rechnung zu tragen, gibt es eine Verordnung, mit der der gesetzlich vorgesehene Grundanteil von 40% wieder in vielen Gebieten auf bis zu 20% reduziert wird.

Erscheint Ihnen die gesetzliche Nutzungsdauer von rd 67 Jahren (1,5% AfA) bzw 40 Jahren (2,5% AfA) zu lange, können Sie durch das Gutachten eines Sachverständigen allenfalls eine kürzere Nutzungsdauer nachweisen, die dann auch der Besteuerung zugrunde gelegt werden kann. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die Finanz eine kürzere Nutzungsdauer nur dann akzeptiert, wenn die Bausubstanz entsprechend schlecht ist und auch bei Vornahme der üblichen Erhaltungsmaßnahmen nicht mit der den gesetzlichen Abschreibungssätzen zugrundeliegenden Nutzungsdauer gerechnet werden kann. Bisher übliche Gutachten bzw Argumentationen, dass zB Wohnhäuser zwischen 80 und 100 Jahren genützt werden können und die Differenz zwischen dieser anzunehmenden Nutzungsdauer und dem Gebäudealter der Restnutzungsdauer entspricht, werden von der Finanz nicht anerkannt.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Denken Sie daran, dass Sie ab 2023 Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten bis zu € 1.000,-- im Jahr der Anschaffung sofort absetzen können. Neue Computerbildschirme, Drucker, Bürosessel, neue Werkzeuge etc können Ihren Gewinn schlagartig reduzieren.

Halbjahresabschreibung

Gegenstände des Anlagevermögens werden über die Dauer ihrer gewöhnlichen Nutzung abgeschrieben. Wird ein Wirtschaftsgut im ersten Halbjahr (bei abweichenden Wirtschaftsjahren innerhalb der ersten sechs Monate des Wirtschaftsjahres) in Betrieb genommen, dann können Sie für das Jahr der Anschaffung eine volle Jahresabschreibung geltend machen, für Anschaffungen im zweiten Halbjahr steht Ihnen generell eine halbe Jahresabschreibung zu, unabhängig davon, wann Sie im zweiten Halbjahr die Gegenstände in Betrieb nehmen.

Instandhaltungsaufwendungen

Mit Instandhaltungsaufwendungen zur richtigen Zeit kann man als Unternehmer sein Einkommen gut steuern. Überlegen Sie, welche Instandhaltungsaufwendungen bevorstehen und steuern Sie die Arbeiten bzw Zahlungen dafür Ihrem Wirtschaftsjahr entsprechend. Wenn Sie Ihr Büro neu ausmalen lassen müssen und der Fußboden vielleicht auch ausgetauscht werden muss, dann überlegen Sie sich, ob Sie diese Arbeiten nicht vielleicht noch heuer durchführen lassen sollten. Wenn Ihre Handwerker die Arbeiten heuer nicht mehr fertig stellen können, dann „rettet“ Ihnen – wenn Sie Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind – eine Vorauszahlung auch die heurige Betriebsausgabe.

Mitarbeiterrabatte

Mitarbeiterrabatte sind Vorteile des Mitarbeiters aus Preisnachlässen des Dienstgebers für Waren und Dienstleistungen zur persönlichen Verwendung des Dienstnehmers. Die Rabatte errechnen sich aus dem Unterschied zwischen dem Mitarbeiterpreis und dem um übliche Preisnachlässe an Endkunden verminderten Preis der Ware oder der Dienstleistung am Abgabeort. Seit 1.1.2016 sind Mitarbeiterrabatte bis 20% (des um übliche Rabatte gekürzten Preises) generell und betraglich unbegrenzt steuerfrei. Zu beachten ist, dass es sich dabei um eine Freigrenze handelt. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der 20%-igen Grenze die Steuerfreiheit gänzlich wegfällt und nicht nur der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Jedenfalls sind Mitarbeiterrabatte bis € 1.000,-- pro Jahr steuerfrei.

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TIPP:

Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern präzise Rabattregelungen und dokumentieren Sie diese. Vergessen Sie auch nicht die „Hauspreise“ laufend an die Fremdpreise anzupassen und führen Sie – wenn der Wert der Mitarbeiterrabatte die € 1.000-Marke voraussichtlich übersteigt – sicherheitshalber entsprechende Aufzeichnungen. Beachten Sie auch, dass die Steuerfreiheit nur für die private Verwendung der rabattierten Waren bzw Dienstleistungen gilt!
Verwendet ein Mitarbeiter die Waren bzw Dienstleistungen für andere Zwecke (zum Weiterverkauf oder zur Einkünfteerzielung), dann ist die Rabattfreiheit schon grundsätzlich – ab dem ersten Cent – nicht gegeben. Sichern Sie sich im Rahmen einer schriftlichen Vereinbarung für diesen Fall auch ein Regressionsrecht!

Mithilfe Ihrer studierenden Kinder im Betrieb

Denken Sie daran, dass Studenten bis zu € 10.000,-- pro Jahr verdienen dürfen, ohne dass Sie die Familienbeihilfe verlieren. Wenn also bspw Ihre Tochter eine Internetpräsentation Ihres Unternehmens realisiert und laufend wartet, dann können Sie dies Ihrer Tochter ohne weiteres auch bezahlen. Bei Ihnen entsteht eine Betriebsausgabe, bei Ihrer Tochter wohl ein Einkommen, das aber in der Regel steuerfrei ist bzw nur gering besteuert wird. Beraten Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Steuerberater, damit nicht unter Umständen unangenehme sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen entstehen.

Rufzeichen

ACHTUNG:

Achten Sie jedoch darauf, dass die Finanzbehörde bei der Beschäftigung von Familienmitgliedern stets strengere Maßstäbe ansetzt als bei der Beschäftigung von Fremden. Leistung und Gegenleistung, die Dokumentation der Leistung etc müssen daher jedenfalls fremdüblich sein.

Mitteilungspflicht von bestimmten Leistungen (Meldungen nach § 109a und § 109b EStG)

Für Unternehmer sowie Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts besteht die Pflicht, mittels amtlichen Vordrucks oder durch automationsunterstützte Übermittlung jeweils bis Ende Jänner des Folgejahres (also für 2021 bis 31. Jänner 2022) dem zuständigen Finanzamt die Daten von natürlichen Personen und Personenvereinigungen ohne eigene Rechtspersönlichkeit zu übermitteln, soweit diese Leistungen außerhalb eines Dienstverhältnisses erbringen.

Leistungen, die unter die gesetzliche Meldepflicht fallen, sind:

Die Meldung hat nicht zu erfolgen, wenn das Gesamtentgelt im Kalenderjahr nicht mehr als € 900,-- bzw für jede einzelne Leistung nicht mehr als € 450,-- beträgt.

Seit 1.1.2011 sind Unternehmer zusätzlich verpflichtet, Zahlungen für bestimmte Leistungen, die ins Ausland geleistet werden, in der oben beschriebenen Art bis Ende Februar des Folgejahres dem Finanzamt zu melden. Betroffen sind Zahlungen,

Wenn Sie Ihre Steuererklärung 2021 machen, bedenken Sie also, dass das Finanzamt von diesen meldepflichtigen Einkünften bereits Kenntnis hat.

Öffi-Ticket

Selbständige können nunmehr 50% der Ausgaben für Jahres(netz)karten und andere Netzkarten wie zB Wochen- und Monatskarten pauschal als Betriebsausgabe ansetzen, sofern die nicht übertragbaren Netzkarten sowohl für betriebliche als auch für private Fahrten genutzt werden. Für Arbeitnehmer kommt es zur Klarstellung, dass weder die Zurverfügungstellung einer Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel noch die Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber zu einem steuerbaren Bezug aus nichtselbständiger Arbeit führt.

Register der wirtschaftlichen Eigentümer von Rechtsträgern

Im September 2017 wurde das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz beschlossen. Dieses Gesetz verpflichtet Rechtsträger (das sind im Wesentlichen Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften, Vereine und Stiftungen) ihre direkten bzw indirekten wirtschaftlichen Eigentümer zu erheben und zu melden.

Wirtschaftliche Eigentümer sind einerseits

Keine Meldung ist im Wesentlichen notwendig, wenn

In diesen Fällen werden die Daten des Firmenbuches bzw des Vereinsregisters übernommen. Aus dem neuen Register soll damit ersichtlich gemacht werden, wer tatsächlich in einem Unternehmen „die Fäden zieht“ bzw tatsächlich Nutznießer des unternehmerischen Erfolgs ist.

Zur Meldung verpflichtet sind die jeweiligen Organe der Rechtsträger, also die Geschäftsführer, Vorstände bzw Leitungsorgane. Die wirtschaftlichen Eigentümer sind verpflichtet, diesen Personen alle erforderlichen Unterlagen (zB auch Treuhandverträge) offenzulegen.

Rufzeichen

ACHTUNG:

Beachten Sie, dass selbstverständlich auch alle Veränderungen wirtschaftlicher Eigentümer – aus welchen Gründen immer – zu melden sind. Das gilt, wenn zB neue Gesellschafter hinzutreten, Gesellschaftsanteile übertragen werden, Treuhandverträge abgeschlossen werden oder sich Haftungsverhältnisse ändern. Auch bei Neugründungen ist eine allfällige Meldepflicht zu beachten.

Sachbezug Dienstauto

Seit 1.1.2016 gilt ein genereller Sachbezugswert für Pkw von 2% der Anschaffungskosten (1% bei max 6.000 km pro Jahr für Privatfahrten), maximal aber € 960,-- pro Monat, wobei folgende Ausnahmen zu beachten sind:

Ein "geringer" CO2-Ausstoß wird seit April 2021 nach dem WLTP-Verfahren ermittelt. Dieser Grenz­wert beträgt für Erstzulassungen in 2022 135 g/km und in 2023 132 g/km.

Bei Gebrauchtwagen ist für die Sachbezugsbewertung der Listenpreis sowie die CO2-Emissionswert-Grenze im Zeitpunkt der erstmaligen Zulassung des Fahrzeuges wesentlich.

Sozialleistungen als Betriebsausgabe

Ihre Dienstnehmer können einen jährlichen Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen von bis zu € 365,-- und zusätzlich jährliche Sachzuwendungen (zB Weihnachtsgeschenke) von bis zu € 186,-- lohnsteuerfrei erhalten. Diese freiwilligen Sozialleistungen stellen für den Arbeitgeber Betriebsausgaben dar. Im Zusammenhang mit dem Wegfall der Steuerbegünstigung für Jubiläumsgeldzahlungen können seit 2016 zusätzlich Sachzuwendungen im Zusammenhang mit Dienstnehmern oder Firmenjubiläen bis zu einem Betrag von € 186,-- steuerfrei behandelt werden.  

Spekulationsgewinne/-verluste

Auch wenn die Spekulationsfrist für Wertpapiere und Grundstücke nicht mehr gilt (Wertpapier-KESt und ImmoESt), so sind nach wie vor Gewinne aus dem Verkauf von Gegenständen, die privat angeschafft wurden und innerhalb einer Frist von weniger als einem Jahr verkauft werden, zum vollen Tarif steuerpflichtig; Gewinne aus der Veräußerung solcher Gegenstände nach Ablauf eines Jahres sind hingegen steuerfrei. Die Einkünfte aus Spekulationsgeschäften bleiben steuerfrei, wenn sie insgesamt im Kalenderjahr € 440,-- nicht übersteigen. Das kann den Goldbarren, den Sie im Safe aufbewahren, ebenso betreffen wie bspw ein Kunstwerk oder einen Oldtimer. Beachten Sie also in solchen Fällen immer die Jahresfrist und auch, dass Verluste aus Spekulationsgeschäften nur mit Spekulationsgewinnen ausgleichsfähig sind.

Telefonkosten, Internetkosten

Flexiblere Beschäftigungsformen und die Entwicklung im Kommunikationsbereich bringen es mit sich, dass auch die Kommunikationskosten steigen. War das private Telefon in der Wohnung oder der Computer zu Hause in der Vergangenheit überwiegend privat genutzt, so wenden immer mehr Menschen relativ viel Geld dafür auf, auch von zu Hause aus mit dem Computernetzwerk im Büro zu kommunizieren bzw Kunden vom Handy aus zu betreuen. Diese Kommunikationskosten stellen grundsätzlich Betriebsausgaben bzw Werbungskosten dar. Für die steuerliche Anerkennung ist es jedoch sehr wichtig, dass dem Finanzamt gegenüber ein Nachweis über die tatsächlich betrieblich veranlassten Kosten erbracht werden kann bzw eine profunde Schätzung des betrieblichen Anteiles vorgelegt werden kann.

Es ist daher hilfreich, sich von der Telefongesellschaft Einzelabrechnungen vorlegen zu lassen und zumindest über eine repräsentative Periode hinweg genau den betrieblichen Anteil dieser Kosten zu erheben.

Übertragung stiller Reserven

Rufzeichen

ACHTUNG:

Gilt nicht für Kapitalgesellschaften!

Sollten Sie vorhaben, ein Wirtschaftsgut Ihres Betriebsvermögens zu veräußern und dafür etwas Neues anzuschaffen, dann beachten Sie die Möglichkeit der Übertragung stiller Reserven. Diese entstehen in der Regel durch Abschreibungen und wären grundsätzlich bei einer Veräußerung zu versteuern. Wenn Sie den Lkw allerdings länger als sieben Jahre besessen haben, dann können Sie die Versteuerung verschieben. Sie aktivieren den neuen Lkw mit seinen Anschaffungskosten abzüglich der stillen Reserven, die aus dem Verkauf des alten Lkw entstanden sind.

In Sonderfällen (bei Grundstücken) beträgt die Frist 15 Jahre und eine Übertragung ist nur auf bestimmte neue Anlagengegenstände möglich. Sie müssen die Ersatzinvestition auch nicht im selben Jahr, sondern innerhalb eines Jahres ab Auflösung der stillen Reserven tätigen.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Beachten Sie, dass Sie als Unternehmer, der Lieferungen bzw Leistungen aufgrund einer vorgelegten UID-Nummer des Leistungsempfängers steuerfrei behandelt, zur Überprüfung der Richtigkeit der UID-Nummer verpflichtet sind. Die Prüfung der Gültigkeit der UID-Nummer eines anderen Unternehmers kann via FinanzOnline erfolgen. Denken Sie an die Dokumentation solcher Abfragen (zB Archivierung Abfrage FinanzOnline).

Jede Änderung von Verhältnissen, die für die Vergabe der eigenen UID-Nummer maßgebend waren, ist binnen eines Kalendermonats dem Finanzamt anzuzeigen!

Vorsteuerabzug für E-Autos

Für Leistungen im Zusammenhang mit Anschaffung, Miete und Betrieb von Pkw, die beim Betrieb überhaupt kein CO2 ausstoßen (also derzeit reine Elektroautos), steht dem Unternehmer der Vorsteuerabzug zu.

Zu beachten ist allerdings, dass der Pkw überwiegend zum betrieblichen Bereich gerechnet werden muss. Umsatzsteuerrechtlich wird der Pkw nur bis zu Anschaffungskosten (inkl Umsatzsteuer) von € 40.000,-- dem Unternehmen zugerechnet.

Folgende Fälle sind daher zu unterscheiden:

Damit eine unternehmerische Nutzung angenommen werden kann, muss eine mindestens 10%ige unternehmerische Nutzung des Fahrzeuges gegeben sein. Vor allem in Fällen, bei denen die 10%ige Nutzung nicht glaubhaft gemacht werden kann, soll jedenfalls ein ordnungsgemäßes und lückenloses Fahrtenbuch geführt werden.

Rufzeichen

ACHTUNG:

Beachten Sie bitte auch, dass hinsichtlich der Privatnutzung betrieblicher Elektroautos die Eigenverbrauchbesteuerung anzuwenden ist.

Vorsteuererstattung

Seit 1.1.2010 sind Anträge zur Vorsteuererstattung, wodurch Unternehmer, die außerhalb ihres Sitzlandes im EU-Raum angefallene Vorsteuern erstattet bekommen, EU-weit vereinheitlicht. Die Rückerstattungsanträge sind längstens bis 30.9. des Folgejahres auf elektronischem Wege, in Österreich über das FinanzOnline-Portal, ohne Vorlage der Rechnungen, zu stellen, wobei ein Mindesterstattungsbetrag für Vorsteuern von € 50,-- gilt.

Beachten Sie, dass die Frist 30.9. des Folgejahres nicht verlängerbar ist. Verspätet eingebrachte Anträge werden zurückgewiesen. Stellen Sie daher die Anträge rechtzeitig – insbesondere dann, wenn es um größere Beträge geht.

Wertpapierdeckung

Für (den steuerlich anerkannten Teil der) Pensionsrückstellungen benötigen Sie eine Wertpapierdeckung in Höhe von 50% des steuerlichen Rückstellungsbetrages. Sollte die Wertpapierdeckung auch vorübergehend nicht gegeben sein, dann ist der Gewinn um 30% der Wertpapierunterdeckung zu erhöhen, was zu einer markanten "Strafsteuer" führen kann!

Zuschuss für beruflich nicht veranlasste Fahrten

Zuschüsse des Arbeitgebers für nicht beruflich veranlasste Fahrten, welche für die Nutzung CO2-emissionsfreier Fahrzeuge im Rahmen von Carsharing-Plattformen geleistet werden, sind ab dem Jahr 2023 bis € 200,-- pro Jahr steuerfrei. Die Zuschüsse sind direkt an den Carsharing-Anbieter oder in Form von Gutscheinen zu leisten.

Zur persönlichen Beratung wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiter.

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