Einnahmen-Ausgaben-Rechner und Überschussrechner
Stand: November 2023
Die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, selbständiger Arbeit und Gewerbebetrieb können durch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Pauschalierung oder Betriebsvermögensvergleich ermittelt werden. Alle anderen Einkünfte (nichtselbständige Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) sind zwingend durch Berechnung des Überschusses der Einnahmen über die Werbungskosten zu ermitteln. Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind all jene Steuerpflichtigen, die nach dem Unternehmensrecht nicht zur Buchführung verpflichtet sind, bestimmte Grenzen (Umsatz pa im Regelfall € 700.000,--) nicht überschreiten und auch nicht freiwillig Bücher führen, die ihnen die Erstellung einer Bilanz ermöglichen. Für Freiberufler gilt die Umsatzgrenze nicht. Im Gegensatz dazu gilt die Buchführungspflicht ohne Beachtung der Umsatzgrenze für Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs) sowie Personengesellschaften des Unternehmensrechtes (OG und KG), bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist.
Das Wesen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Überschussrechnung besteht darin, dass grundsätzlich nur Zahlungsströme maßgebend sind (Zufluss-Abfluss-Prinzip) – entscheidend ist demnach grundsätzlich in welchem Wirtschaftsjahr das Geld zu- oder abgeflossen ist. Abweichend vom reinen Zufluss-Abfluss-Prinzip kann allerdings auch der Einnahmen-Ausgaben-Rechner Investitionen nicht sofort als Ausgabe absetzen, sondern muss diese im Wege der Absetzung für Abnutzung („AfA“) geltend machen. Kosten für die Anschaffung können so nur über einen jährlich angenommen Wertverlust abgesetzt werden. Eine weitere Abweichung vom Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt für die Anschaffung bzw Einlage von Gebäuden und bestimmten Edelmetallen (Gold, Silber, Platin und Palladium), wenn diese Edelmetalle nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dienen. Gehören diese Gegenstände zum Umlaufvermögen, können die Ausgaben für diese Wirtschaftsgüter erst geltend gemacht werden, wenn diese Wirtschaftsgüter wieder aus dem Betriebsvermögen ausscheiden (durch Verkauf oder Entnahme). Technisch müssen für derartige Wirtschaftsgüter Bestandslisten geführt werden, aus denen das Datum der Anschaffung, die Anschaffungskosten und der Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Betriebsvermögen ersichtlich sind. Wesentlich für den Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist daher, wann er welche Beträge einnimmt und ausgibt.
Zeitliche Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben
Grundsätzlich gelten beim Einnahmen-Ausgaben-Rechner die Einnahmen bzw Ausgaben als für das Jahr steuerwirksam bezogen, in dem diese zu- bzw abgeflossen sind. Geflossen ist ein Betrag mit der Verschaffung bzw der Aufgabe der wirtschaftlichen Verfügungsmacht.
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ACHTUNG: Wenn das „Verschaffen der wirtschaftlichen Verfügungsmacht“ in Ihrer Hand liegt, müssen Gelder nicht zwingend fließen, um den Einnahmentatbestand zu erfüllen. Wenn also bspw der Geschäftsführer einer liquiden GmbH sein Geschäftsführungshonorar nicht überweist, aber eine Verbindlichkeit zum Fälligkeitszeitpunkt gegenüber dem Geschäftsführer in der GmbH verbucht (Buchung am Verrechnungskonto), unterstellt die Finanz bereits einen Zufluss. |
Zu beachten ist, dass regelmäßig wiederkehrende Einnahmen bzw Ausgaben, die kurz vor oder kurz nach Ende des Kalenderjahres fließen, jeweils dem Jahr zugerechnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Dies gilt zB für Mieten, monatlich fixierte Pauschalzahlungen für Leistungen und Ähnliches. Die Verwaltungspraxis legt den Terminus „kurz“ in diesem Zusammenhang mit einem Intervall von bis zu 15 Tagen um den Stichtag fest.
Weiters enthält das Gesetz eine Regelung für bestimmte Vorauszahlungen. Vorauszahlungen für Beratungs-, Bürgschafts-, Fremdmittel-, Garantie-, Miet-, Treuhand-, Vermittlungs-, Vertriebs- und Verwaltungskosten sind immer dann, wenn sie nicht nur das laufende und das Folgejahr betreffen, auf den Zeitraum der Vorauszahlung zu verteilen. Wenn Sie bspw als Einnahmen-Ausgaben-Rechner Ihr Einkommen im Jahr 2023 schmälern wollen und Ihrem Vermieter die Büromiete für die nächsten zehn Monate des Jahres 2024 vorauszahlen, dann ist das als Betriebsausgabe für das Jahr 2023 zulässig. Sie können jedoch nicht die Miete für die nächsten drei Jahre vorauszahlen – dann geht der Steuervorteil verloren und Sie erleiden einen Zinsennachteil, wenn Ihnen der Vermieter diesen nicht vergütet.
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TIPP: Wir raten daher Einnahmen-Ausgaben-Rechnern, den bisherigen Gewinn des laufenden Jahres und die Einnahmen des nächsten Jahres vor Jahresende zu schätzen und allenfalls heuer noch Vorauszahlungen zu leisten bzw zur „Glättung“ des Einkommens auf die Fakturierung von Leistungen vom Jahresende auf den Jahresbeginn des nächsten Jahres zu verschieben. Das hat aber nur dann nachhaltig Sinn, wenn Sie im nächsten Jahr mit einem gleich hohen oder niedrigeren Einkommen rechnen. Rechnen Sie im kommenden Jahr mit einem höheren Einkommen als üblich, dann kann es sinnvoll sein, Ausgaben auf das nächste Jahr zu verschieben bzw Einnahmen im laufenden Jahr vorzuziehen. Beachten Sie dabei auch, dass die Verschiebung von Einnahmen bzw Ausgaben nicht nur Auswirkungen auf den steuerlichen Gewinn, sondern auch auf die Sozialversicherung hat (beachten Sie die Mindest- und Höchstbeitragsgrundlagen in der Sozialversicherung). |
Wechsel zur Bilanzierung
Einnahmen-Ausgaben-Rechner mit stark schwankenden Gewinnen sollten auch überlegen, ob nicht die freiwillige Aufstellung einer Bilanz erhebliche Steuervorteile mit sich bringt. Beim Wechsel von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Bilanzierung können Gewinne bzw Verluste entstehen. Gewinne entstehen insb dann, wenn der Unternehmer am Tag des Überganges (dies ist nur am Jahresende möglich) über Aktivposten verfügt, die er als Einnahmen-Ausgaben-Rechner noch nicht berücksichtigt hat oder bereits als Betriebsausgaben geltend gemacht hat (zB Kundenforderungen oder Warenvorräte). Der erstmalige Ansatz dieser Aktivposten erzeugt einen Gewinn. Umgekehrt können sich durch den Ansatz von Passivposten Verluste ergeben (zB durch den erstmaligen Ansatz von Lieferverbindlichkeiten und Rückstellungen).
Ein Wechsel der Gewinnermittlungsart ist jedenfalls genau zu planen und entsprechend vorzubereiten.
Betriebsausgabenbegriff
Betriebsausgaben sind grundsätzlich alle Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Weiters gelten als Betriebsausgaben Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge an Pensionskassen, Forschungs- und Lehrlingsfreibeträge, Spenden an „begünstigte“ Institutionen, Geld- und Sachspenden an Katastrophenopfer, Diäten und Beiträge an Kammern und ähnliche Institutionen.
Eingeschränkt wird der Betriebsausgabenbegriff allerdings durch eine Reihe von Abzugsverboten:
- alle Ausgaben für den Haushalt (den Privatbereich) des Unternehmers und dessen Familienangehörige, auch wenn die Ausgaben in einem gewissen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen,
- Ausgaben für die Lebensführung, selbst dann, wenn diese aufgrund der wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Stellung des Unternehmers unvermeidlich sind und diese Ausgaben sein Geschäft fördern,
- Ausgaben für Autos, Flugzeuge, Boote, Jagden uä, wenn sie nach der Verkehrsauffassung unangemessen hoch sind. Ausgaben für einen Pkw sind zB unangemessen hoch, wenn der Kauf(Listen)preis höher als € 40.000,-- ist. Zu beachten ist, dass bei dem Kauf von Gebrauchtfahrzeugen, deren Erstzulassung vor weniger als 5 Jahren erfolgte, auch die Angemessenheitsgrenze von € 40.000,-- gilt. Bei Gebrauchtfahrzeugen, die mehr als 5 Jahre nach ihrer Erstzulassung angeschafft werden, sind die tatsächlichen Anschaffungskosten anzusetzen,
- pauschale Reisekosten über den im Gesetz genannten Sätzen (Diäten bis € 26,40 pro Tag im Inland),
- Aufwendungen für ein Arbeitszimmer (es sei denn, Sie haben keinen anderen Arbeitsplatz und erzielen Ihre Einkünfte überwiegend daheim und nehmen nicht das Arbeitsplatzpauschale in Anspruch),
- Repräsentationsspesen (daher ist zwischen Werbung und Repräsentation genauestens zu unterscheiden),
- Schmiergelder und Provisionen, wenn der Empfänger nicht genannt wird (beachten Sie, dass – wenn Empfänger von Zahlungen, die von Körperschaften geleistet werden, nicht genannt werden – diese Zahlungen nicht nur keine Betriebsausgaben sind, sondern auch ein Zuschlag in Höhe von 25% der Zahlungen als "Schmiergeldsteuer" fällig wird),
- Strafen von Gerichten und Verwaltungsbehörden,
- Ausgaben und Aufwendungen für Arbeits- und Werkleistungen, die an eine Person bezahlt werden und den jährlichen Betrag von € 500.000,-- übersteigen ("Managergehälter"),
- seit 2016 bar bezahlte Bauleistungen, wenn der Betrag der Einzelleistung € 500,-- übersteigt,
- die eigene Einkommensteuer bzw Körperschaftsteuer und
- alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen bzw mit festen Sätzen besteuerten Kapitaleinkünften und Einkünften aus der privaten Grundstücksveräußerung (mit gewissen Ausnahmen) stehen.
Eröffnet also der allgemeine Betriebsausgabenbegriff ein weites Feld, so wird er durch andere Bestimmungen wieder stark eingeschränkt. Daher gilt für den steuerbewussten Unternehmer:
Vergessen Sie keine Betriebsausgabe und vergewissern Sie sich – bevor Sie Betriebsausgaben tätigen – ob diese auch steuerlich anerkannt werden. Ist dies nicht der Fall, überlegen Sie, ob Sie den gleichen Effekt mit Ausgaben erzielen, die als Betriebsausgaben anerkannt werden. Keine Repräsentationskosten sind nach Meinung des Finanzamtes Kosten für Zuwendungen bei denen primär die berufliche Tätigkeit und nicht die Person des Steuerpflichtigen im Vordergrund steht. Statt individuelle Weihnachtsgeschenke für Ihre Kunden zu kaufen, bei denen die Finanzverwaltung Repräsentationsaufwand annehmen kann, gibt es weniger Debatten bei Werbeartikeln im geringen Wert und Ihrem Firmenaufdruck wie etwa Kugelschreiber und Kalender, da hier die Gegenstände eine entsprechende Werbewirksamkeit entfalten und nicht die Person des Steuerpflichtigen im Vordergrund steht. Sollte eine Betriebsausgabe die Interpretation einer Privatausgabe zulassen, dokumentieren Sie möglichst genau und zeitnah, worin die betriebliche Veranlassung bestanden hat. Jahre später in einem Betriebsprüfungsverfahren wird es in der Regel schwer sein, diese Dokumentation bzw den Nachweis zu erbringen.
Noch ein wichtiger Grundsatz: Dem Finanzamt steht es grundsätzlich nicht zu, die Höhe bzw Angemessenheit Ihrer Betriebsausgaben zu beurteilen, ausgenommen beim Auto und diversen anderen Ausgaben (siehe oben). Wesentlich ist nur, dass die Ausgabe durch den Betrieb veranlasst ist.