Das neue Arbeitsplatzpauschale
Rubrik: Steuerrecht
Ausgabe: Apr. 2023
Immer mehr Menschen verbringen zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im sogenannten „Homeoffice“. Angestoßen von der Pandemie hat sich in vielen Arbeitsbereichen die Arbeit von zu Hause aus als fester Bestandteil des Arbeitslebens etabliert. Doch mit der Arbeit daheim sind auch Kosten verbunden. Gerade in Zeiten hoher Energiepreise können auch Strom und Heizung eines häuslichen Arbeitsplatzes ins Gewicht fallen. Doch die steuerlichen Regelungen zur Anerkennung eines Arbeitszimmers sind streng. Zumindest für Unternehmer gibt es seit 2022 eine kleine Abhilfe in Form des Arbeitsplatzpauschales.
Wer als Unternehmer über kein eigenes bzw angemietetes Büro verfügt, sondern einen Raum seiner Wohnung oder seines Hauses als Arbeitszimmer nutzt, kann die darauf entfallenden Kosten steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings knüpft der Gesetzgeber die steuerliche Absetzbarkeit an besonders strenge Voraussetzungen. Das spiegelt sich bereits in der Gesetzesterminologie wider, da die Kosten für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer grundsätzlich als nicht abzugsfähig gelten.
Zwei wesentliche Voraussetzungen sind zu erfüllen, damit die Kosten eines Arbeitszimmers doch steuerlich verwertet werden können: Das Arbeitszimmer muss erstens den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen Tätigkeit des Unternehmers bilden und zweitens auch tatsächlich ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Die zweite Voraussetzung ist einfach zu prüfen. Der als Arbeitszimmer genutzte Raum darf nicht nebenbei auch für private Zwecke verwendet werden. Wer seinen Heimarbeitsplatz daher in seiner Küche, in seinem Wohn- oder Schlafzimmer eingerichtet hat, verfügt aus steuerlicher Sicht über kein Arbeitszimmer.
Schwieriger ist die Beurteilung des Mittelpunktes der Tätigkeit. Dabei ist zunächst zu prüfen, ob die Art der Tätigkeit die Nutzung eines Arbeitszimmers unbedingt notwendig macht. Ist dies gegeben, muss dann weiter untersucht werden, ob sich der Schwerpunkt der Tätigkeit tatsächlich dort befindet. Kann dies nach dem Berufsbild nicht eindeutig bestimmt werden, kann auf das zeitliche Überwiegen abgestellt werden. Als typische Berufsbilder, für die Arbeitszimmer als notwendig anerkannt werden, gelten etwa Schriftsteller, Gutachter, Maler oder Komponisten. Demgegenüber liegt bei Vortragenden, Dirigenten oder Politikern laut Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes der Mittelpunkt ihrer Tätigkeit nicht im Arbeitszimmer.
Wer beide Kriterien erfüllt, kann die Kosten für sein Arbeitszimmer als Betriebsausgabe absetzen. Darunter fallen anteilige Raumkosten wie etwa Miete oder Abschreibungen bei Gebäuden im Eigentum und anteilige Energiekosten (Strom und Heizung), aber auch Kosten der Einrichtung des Arbeitszimmers. Letztere müssen, sofern sie pro Gegenstand € 1.000,-- übersteigen, auf die Jahre der voraussichtlichen Nutzung verteilt werden.
Unternehmer, die von zu Hause aus arbeiten, aber die oben beschriebenen Voraussetzungen nicht erfüllten, hatten steuerlich bislang Pech. Ihnen hilft das neue Arbeitsplatzpauschale, das es in zwei Spielarten gibt. Das „große“ Pauschale mit € 1.200,-- pro Jahr und das „kleine“ mit € 300,--.
Ein Arbeitsplatzpauschale steht zu, wenn dem Unternehmer zur Ausübung seiner betrieblichen Tätigkeit kein anderer Raum zur Verfügung steht und er kein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen kann. Welcher der beiden Pauschbeträge zur Anwendung kommt, hängt davon ab, ob der Unternehmer auch andere Einkünfte aus einer aktiven Erwerbstätigkeit von mehr als € 11.693,-- pro Jahr erzielt, für die ihm außerhalb der Wohnung ein anderer Raum zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, beträgt das Pauschale € 300,--, sonst € 1.200,--.
Mit dem „großen“ Arbeitsplatzpauschale werden sämtliche Aufwendungen, die aus der betrieblichen Nutzung der Wohnung entstehen, abgegolten. Wer nur Anspruch auf das „kleine“ Arbeitsplatzpauschale hat, kann zusätzlich Ausgaben bis zu insgesamt € 300,-- pro Kalenderjahr für ergonomisch geeignetes Mobiliar (zB Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines in der Wohnung eingerichteten Arbeitsplatzes absetzen.