Internes Kontrollsystem

Rubrik: Finanzen und Betriebswirtschaft
Ausgabe: Sep. 2020

Kostenstellen_Tabelle_roter_StiftBegriffsdefinition

Unter internem Kontrollsystem (IKS) sind Methoden und Maßnahmen zu verstehen, die in einem Unternehmen dazu dienen

  1. das Vermögen des Unternehmens zu sichern;
  2. die Zuverlässigkeit des Rechnungs- und Berichtswesens zu gewährleisten;
  3. die Einhaltung der vorgeschriebenen Unternehmenspolitik sicherzustellen.

Hinweis:

§ 22 Abs 1 GmbHG: Die Geschäftsführer haben dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.


Inhalte IKS

Das IKS sollte folgende Aufgaben zum Inhalt haben:

  1. periodische Prüfung von Versicherungs-, Miet-, Leasing- und Kreditverträgen hinsichtlich Kosteneinsparungspotenzialen
  2. Kontrolle der Kunden- und Lieferanten-Zahlungsmodalitäten
  1. Währungsrisiko bei Fremdwährungskrediten
  2. Branchenrisiko
  3. Länderrisiko bei Auslandsengagements und
  4. politische Risiken
  1. Einhaltung des Vieraugenprinzips: die Tätigkeiten eines Mitarbeiters werden durch einen zweiten überwacht, kontrolliert und/oder mitunterzeichnet
  2. Funktionstrennung: unvereinbare Tätigkeiten dürfen nicht von ein und derselben Person ausgeführt werden (Kassa – Buchhaltung, Einkauf – Wareneingang)
  1. Kontierungsrichtlinien
  2. Buchhaltungschecks
  3. Belegablagen

Gliederung des IKS

Art und Ausmaß von Kontrollmaßnahmen sind abhängig von:

  1. der Größe des Unternehmens,
  2. der Komplexität des Unternehmensgeschehens und
  3. vom Risikoumfeld (Standort, Branche, Währung etc)

Grundsätzlich besteht bei KMUs der Bedarf für ein der Betriebsgröße entsprechend angepasstes Internes Kontrollsystem.
In der folgenden Übersicht wird eine mögliche Gliederung des IKS für den Einsatz in Klein- und Mittelbetrieben vorgenommen. Es wird zwischen automatisierten Kontrollen und Kontrollen durch den Unternehmer unterschieden.

Bei den automatisierten Kontrollen handelt es sich einerseits um organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (zB Vier-Augen-Prinzip) und andererseits um Kontrollmittel in der Organisation (zB Zugangs- und Sperrvorrichtungen).

In KMUs müssen aufgrund von Kosten- und Wirtschaftlichkeitsüberlegungen automatisierte Kontrollen und Funktionstrennungen durch Überwachungsmaßnahmen von Verantwortlichen (Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Controller etc) ersetzt werden.

Empfehlungen für KMU

Checkliste – Selbsttest

Im folgenden Selbsttest werden die wichtigsten Anwendungsbereiche des Internen Kontrollsystems zusammengefasst. Zur Beantwortung der jeweiligen Frage markieren Sie das nebenstehende JA/NEIN-Feld. Wurden mehr als 10 Fragen mit Nein beantwortet, sollte man sich näher mit dem Thema IKS auseinandersetzen.

Checkliste_IKS

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