Effizienzsteigerung durch Outsourcing

Rubrik: Finanzen und Betriebswirtschaft
Ausgabe: Jän. 2021

„Outsourcing“ bezeichnet die Auslagerung einzelner Aufgabenbereiche des Unternehmens. Leistungen, die von Externen schneller, besser oder günstiger abgewickelt werden können, werden Spezialisten übergeben, um Unternehmen zu ermöglichen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und dafür ihren fixen Mitarbeiterstab einzusetzen.

Spielfiguren_im_Kreis_PfeileOutsourcing wird mittlerweile in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt, um die Qualität der Arbeiten durch Spezialisierung zu erhöhen, (Fix-)Kosten zu senken oder Beschäftigungsschwankungen gerecht zu werden. Viele Unternehmen haben Teile ihrer zu erledigenden Aufgaben bereits outgesourct. Führendes Beispiel sind hier der Reinigungs- und Telekommunikationsbereich. Doch auch andere Bereiche eignen sich für Outsourcing.

Gründe für Outsourcing

Auslöser für die Betrachtung des Themas Outsourcing ist die Thematik der Unternehmensorganisation als Wettbewerbsfaktor. Die entscheidende Fragestellung ist, ob durch Outsourcing einer oder mehrerer Unternehmensfunktionen der Unternehmenserfolg und die Existenz der Unternehmung nachhaltig positiv beeinflusst werden. Da die Entscheidung für oder gegen Outsourcing auch strategischen Charakter hat, sollte darauf geachtet werden, nicht nur Kostenvergleiche als Entscheidungsgrundlage zu verwenden.

Es könnte sich bspw ergeben, dass eine Unternehmensfunktion, die outgesourct werden soll, eine zentrale Kernkompetenz im Wettbewerb darstellt. Dem Unternehmen fehlt diese Kompetenz dann vollständig im eigenen Unternehmen, die Weiterentwicklung und Optimierung dieses Wettbewerbsfaktors liegt dann in den Händen des Outsourcing-Vertragspartners.

Chancen und Risiken

Outsourcing ermöglicht die Konzentration auf die Kernkompetenzen. Strukturen innerhalb von Unternehmen können verbessert und übersichtlicher gestaltet werden. Outgesourcte Funktionen stellen keine Kapazitätsbelastung für das Unternehmen mehr dar, wodurch das Unternehmen flexibler wird. Durch Outsourcing lässt sich auch die Fixkostenbelastung reduzieren und durch die Inanspruchnahme professioneller Anbieter eine höhere Dienstleistungsqualität realisieren.

Je nach Situation kann die Gesamtkostensituation durch Outsourcing auch erhöht werden, wenn die Fixkosten nur langsam abbaubar sind oder zusätzliche Kosten aufgrund der Zusammenarbeit anfallen.

Ein weiteres Risiko ist der Verlust von Kompetenzen und deren Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens. Dieses Risiko gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn beim Outsourcing Funktionen und Funktionsbereiche ausgegliedert werden, die sich zu Kernkompetenzen des Unternehmens entwickeln. Dann kann, ebenso wie wenn die Dienstleistungen aufgrund ihres individuellen Charakters nicht einfach durch andere Anbieter ersetzt werden können, eine Abhängigkeit vom Outsourcing-Dienstleister entstehen.

Für Outsourcing geeignete Dienstleistungsbereiche

Die traditionellen zentralen Dienstleistungsbereiche eines Unternehmens, die hinsichtlich der Möglichkeit auf Outsourcing untersucht werden sollten, sind Personalwesen, Einkauf, Informationstechnologie und Datenverarbeitung, Marketing und Vertrieb, Controlling und Finanz- und Rechnungswesen.

Nun ist unternehmensindividuell zu beurteilen, welcher (Teil-)Bereich grundsätzlich und in welcher Intensität geeignet ist. So kann bspw im Bereich des Personalwesens auch nur eine Teilfunktion, wie die der Lohnabrechnung, outgesourct werden.

Um die Entscheidungsfindung zum Outsourcing im Dienstleistungsbereich Beratung zu unterstützen, lässt sich ein direkter Vergleich von internen und externen Beratern anstellen. Ein interner Berater hat betriebsspezifisches Fachwissen und Erfahrungen, welche ihm kurze Einarbeitungszeiten bei neuen Aufgabenstellungen ermöglichen. Die unbefristete Anwesenheit im Unternehmen sichert eine kontinuierliche Problemlösung, zudem mit geringerem Zeitdruck, als es bei einem externen Berater die Regel ist.

Unter Kostengesichtspunkten ist der externe Berater auf Dauer mit höheren Kosten zu veranschlagen als ein interner Berater. Bei seltenem oder nur einmaligem Beratungsbedarf ist die Zusammenarbeit mit einem externen Berater jedoch kostengünstiger: Die organisatorische Einbindung eines internen Beraters kostet in Relation zur folglich geringen Auslastung unverhältnismäßig viel.

Es gibt keine allgemein gültige Empfehlung für eine Outsourcing-Entscheidung. Es muss immer eine differenzierte, individuelle Betrachtung erfolgen. Wichtig ist, dass die strategische Dimension erkannt wird. Ebenso ist die interne Ressourcenbindung für die Planung, Gestaltung und Realisierung eines Outsourcing zu beachten, da diese erhebliche Ausmaße annehmen kann.

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