Belegaufbewahrungspflicht

Rubrik: Steuerrecht
Ausgabe: Jän. 2020

Für manche Unternehmer gehört es zur jährlichen Routine: Nach dem Jahreswechsel werden jene Belege weggeworfen, für die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Doch Achtung! In vielen Fällen gibt es Ausnahmen von der Siebenjahresfrist.

Ordner_Reihe_HandDie österreichische Bundesabgabenordnung schreibt vor, dass Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazugehörigen Belege grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren sind. Diese Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres zu laufen, für das die Aufzeichnungen gemacht wurden. Für Unterlagen des Jahres 2019 hat die Aufbewahrungsfrist somit am 1. Jänner 2020 begonnen und wird mit Ablauf des 31. Dezember 2026 enden. Im heurigen Jahr wird man sich von den Belegen aus 2012 trennen können. Doch bevor man Geschäftsunterlagen dem Aktenvernichter anvertraut, sollte man prüfen, ob nicht aus bestimmten Gründen längere Aufbewahrungspflichten gelten.

Anhängige Verfahren: Sind Belege für ein anhängiges Veranlagungs- oder Rechtsmittelverfahren von Bedeutung, müssen sie solange aufbewahrt werden, bis das entsprechende Verfahren abgeschlossen ist. Da Beschwerdeverfahren, die vor dem Bundesfinanzgericht landen, mitunter ziemlich lange dauern, kann die Aufbewahrungspflicht in solchen Fällen deutlich länger als sieben Jahre betragen.

Für Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt nach dem Umsatzsteuergesetz eine Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren. Grund ist der Berichtigungszeitraum für die Vorsteuer im Ausmaß von 19 Jahren.
Seit Einführung der Immobilienertragsteuer ist es ohnedies ratsam, Belege im Zusammenhang mit der Anschaffung von Grundstücken und der Errichtung von Gebäuden auch über allfällige gesetzliche Fristen hinweg aufzubewahren. Im Falle eines späteren Verkaufs wird man die Unterlagen benötigen, um die seinerzeitigen Anschaffungs- bzw Herstellungskosten nachweisen zu können.

Aber auch abseits des Steuerrechts ist es ratsam, vor dem Schreddern von Unterlagen zu prüfen, ob diese nicht noch zum Nachweis von Rechtsverhältnissen von Bedeutung sein könnten. Man denke in diesem Zusammenhang vor allem an Verträge über Dauerschuldverhältnisse wie etwa  Miet-, Pacht- oder Darlehensverträge, aber auch Dienst- oder Werkverträge.

Tipp:

Falls Sie Geschäftspapiere entsorgen möchten und sich nicht sicher sind, ob etwaige Aufbewahrungspflichten bereits verstrichen sind, fragen Sie sicherheitshalber Ihren Steuerberater!

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