Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen

Rubrik: Finanzen und Betriebswirtschaft
Ausgabe: Nov. 2019

Die Zukunft des Rechnungswesens steht unbestritten im Zeichen der Digitalisierung und noch viel interessanter in der Automatisierung. Im privaten Umfeld bedienen wir uns längst digitaler Daten – so werden zB Konzertkarten und Flugtickets via App am Mobiltelefon verwaltet und nicht mehr ausgedruckt. Im betrieblichen Kontext scheuen viele Unternehmen nach wie vor den Einstieg in die Digitalisierung und Automatisierung.

Digitalisierung_TastaturWie startet man erfolgreich in das Projekt Digitalisierung?

Damit ihr Projekt nicht als Blackbox angelegt ist, ist es wichtig sich vor Start einen roten Faden zurechtzulegen und die Arbeitsabläufe und die technischen Systeme zu optimieren. Effizienz steht hier an erster Stelle, denn die 1:1 Überführung eines ineffizienten, analogen Prozesses in die digitale Welt bringt keinerlei Vorteil!

In einem ersten Schritt schaut man sich die Datenquellen des Unternehmens an und überprüft, ob und in welcher Quantität digitale Daten möglicherweise schon vorhanden sind – Eingangsrechnungen kommen oftmals zu einem überwiegenden Anteil in elektronischer Form (PDF per E-Mail) im Unternehmen an. Vermeiden Sie Medienbrüche, indem Sie bereits digital vorhandene Daten wieder als analoge Dokumente verarbeiten!

Auch die Systeme, mit denen im Rechnungswesen gearbeitet wird, sind hinsichtlich Medienbrüchen zu untersuchen: Sind Schnittstellen zwischen den Software-Tools (Fakturierung, Buchhaltung, Lohnabrechnung, Registrierkassa etc) notwendig? Oftmals reichen kleine Anpassungen um große Erleichterungen zu erzielen.

Wie sieht die digitale Arbeitsweise im Konkreten aus?

In erster Linie denkt man bei der Digitalisierung im Rechnungswesen an die papierlose Buchhaltung, dh Belege zu scannen, aus dem unternehmenseigenen ERP-System zu generieren oder aus Fremdsystemen wie Registrierkassen zu importieren. Doch es ist weit mehr: Ausgangspunkt ist die elektronische Belegverarbeitung. Eingangsrechnungen werden dem Unternehmen im Idealfall elektronisch übermittelt oder physische Belege gescannt.

Belege, die elektronisch im Unternehmen einlangen, haben großes Potenzial, automatisiert verarbeitet zu werden: Mittels QR-Code oder OCR-Erkennung können die wichtigsten Rechnungsinhalte maschinell ausgelesen werden. Mittels Workflow werden die Eingangsrechnungen elektronisch an die Bereichsverantwortlichen zur Kontrolle und Freigabe verteilt. Danach erfolgt die Verbuchung und Archivierung des Beleges am Buchungssatz. Als letzter Schritt wird aus den verbuchten Eingangsrechnungen ein Telebanking-Datenträger erzeugt. Ein durchgängiger Workflow, mit dem man den Verbleib der Belege jederzeit im Überblick hat, keine Eingangsrechnung verloren geht und keine Skontofrist ungenützt verstreicht.

Die digitale Verbuchung des Bankauszuges ist eine der am schnellsten und einfachsten umsetzbaren Maßnahmen. Einmalig wird bei der Bank die Einrichtung eines bestimmten Datenformates (derzeit am gängigsten CAMT.053) angefordert. Die Bankauszüge werden im Online-Banking ausgelesen und direkt in die Buchhaltung importiert. Gute Softwarelösungen suchen und speichern Zahlungsreferenzen von Kunden, Kontonummern und sonstige Textbausteine der Überweisung und „lernen“. Bei neuerlichen Buchungen schlägt das System dann automatisiert Konten zur Verbuchung vor.

Ein weiterer, einfacher Schritt ist die Verknüpfung der (Registrier)Kasse mit der Buchhaltung. Aufgrund der Registrierkassenverordnung sehen Kassen einen Datenexport vor – in den meisten Fällen ist dies mittels Dateiformat CSV-Format möglich. Diese Formate können zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltung importiert werden.

Dasselbe gilt für die Ausgangsrechnungen ihres Unternehmens. Aus dem Fakturierungsprogramm lassen sich in den meisten Fällen Exportformate generieren. Ein neuerliches Abtippen der Ausgangsrechnungen in der Buchhaltung ist somit nicht notwendig. Die Vorteile sind noch weitreichender – digital versandte Ausgangsrechnungen sparen wertvolle Ressourcen – neben der Zeitersparnis Ihrer Mitarbeiter, die mit dem Postversand beschäftigt sind, fallen weder Druckkosten noch Porti an und das Image Ihres Unternehmens gewinnt.

Was bringt die Automatisierung?

Wenn Sie soweit sind, dass Buchhaltungsdaten direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden können, sind Sie auf dem richtigen Weg zur vollkommenen Automatisierung. Mithilfe von selbstlernenden Programmen, kann eine Großzahl an standardisierten Geschäftsfällen automatisiert abgewickelt werden. Die Überprüfung der Datenqualität und Controlling-Aufgaben rücken dabei immer weiter in den Vordergrund – sehen Sie den Umstieg als Qualitätsoffensive Ihres Rechnungswesens!

Ausblick

Die reine Digitalisierung des Rechnungswesens reicht nicht aus, um große Effizienzsteigerungen zu erreichen – erst mit dem größtmöglichen Einsatz von Automatisierung erreichen wir eine Optimierung in der Prozess- und Wertschöpfungskette.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten den Automatisierungsprozess zu beschleunigen – verpflichtende, einheitliche Standards gibt es jedoch (noch) nicht. Die E-Rechnung, das ist eine Rechnung, die idealerweise in strukturiertem Format (zB XML) vor allem von großen Auftraggebern ausgestellt wird, hat großes Potenzial den Automatisierungsprozess voranzutreiben: Das Einlesen der Rechnungsinhalte in die Buchhaltung des Rechnungsempfängers ist mittels Schnittstelle ohne weiteren Aufwand möglich. Ganz automatisiert, ohne die Belege abzutippen, zu kopieren und abzulegen.

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