Die Rechnung im Umsatzsteuerrecht

Rubrik: Steuerrecht
Ausgabe: Nov. 2018

Der Rechnung kommt im Umsatzsteuerrecht eine ganz besondere Bedeutung zu. Sie dient nicht nur zum Nachweis der konsumierten Warenlieferung oder Dienstleistung sondern ist für den Empfänger – so er Unternehmer ist – eine grundlegende Voraussetzung zur Geltendmachung des Vorsteuerabzuges. So gesehen ist die Rechnung eine Art „Wertpapier“, weshalb ihr auch besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.

Rechnungsblatt_Summe_blauDas System der Umsatzsteuer ist so konzipiert, dass die Steuerlast grundsätzlich nur vom Letztverbraucher getragen wird. Innerhalb der Unternehmerkette soll sie neutral bleiben. Aus diesem Grund haben Unternehmer auch die Möglichkeit, die Umsatzsteuer, die ihnen von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Dieser Vorsteuerabzug ist jedoch an das Vorliegen einer Rechnung gebunden, die den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Fehlen Rechnungsmerkmale oder sind sie unrichtig, kann die Finanzverwaltung dem Unternehmen den Vorsteuerabzug aberkennen. Grund genug also, die Kontrolle von Eingangsrechnungen im eigenen Unternehmen ernst zu nehmen.

Welche Merkmale muss eine Rechnung aufweisen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen?

Übersteigt der Gesamtbetrag (= Bruttobetrag) einer Rechnung nicht € 400,--, sind Erleichterungen vorgesehen. Bei diesen sogenannten „Kleinbetragsrechnungen" reicht die Angabe folgender Merkmale:

 

Wer seine Eingangsrechnungen auf das Vorliegen dieser Merkmale überprüft und bei fehlerhaften Rechnungen auf sofortige Berichtigungen besteht, sollte hinsichtlich des Vorsteuerabzuges auf der sicheren Seite sein. Aber selbst dann, wenn es eine unrichtige oder unvollständige Rechnung in die Buchhaltung schafft und später von einem Betriebsprüfer beanstandet wird, ist grundsätzlich noch kein Schaden eingetreten. Jeder Unternehmer hat nämlich die Möglichkeit, von ihm ausgestellte Rechnungen zu berichtigen. Tut er dies in angemessener Zeit, behält der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug sogar im ursprünglichen Voranmeldungszeitraum.

Probleme können sich aber insbesondere dann ergeben, wenn der Rechnungsaussteller nicht mehr existiert (zB bei Konkurs, Betriebsaufgabe oder Tod). Eine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung ist dann naturgemäß nicht mehr möglich. Eine Rechtsfolge, die im Einzelfall teuer kommen kann. Man sollte daher stets von Beginn an auf die ordnungsgemäße Ausstellung der Eingangsrechnungen achten.

Stammt der Lieferant aus dem Ausland, wird die Rechnung in aller Regel keine Umsatzsteuer enthalten. Bei Warenlieferungen wird es sich meist um steuerfreie Exporte oder innergemeinschaftliche Lieferungen handeln, und bei Dienstleistungen wird es zum Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge) kommen.

Sollte in derartigen Rechnungen dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen sein, ist Vorsicht angebracht: Der Umsatzsteuerausweis ist nur dann richtig, wenn der Lieferant in Österreich als Unternehmer registriert ist und daher über eine österreichische UID-Nummer (beginnt mit ATU) verfügt. Diese muss auch auf der Rechnung angegeben sein. Ist dies der Fall, kann die Umsatzsteuer auch als Vorsteuer abgezogen werden. In anderen Fällen sollte man auf einer Berichtigung der Rechnung bestehen und die Umsatzsteuer keinesfalls bezahlen.

Vorsicht ist auch bei Rechnungen geboten, die von Personen stammen, deren Unternehmereigenschaft ungewiss ist. Stellen Nichtunternehmer „Rechnungen“ mit Umsatzsteuer aus, schulden diese zwar den ausgewiesenen Steuerbetrag aufgrund der falschen Urkunde (Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung), der Empfänger darf sich aber die Vorsteuer nicht abziehen. Aus diesem Grund ist es vor allem bei neuen Lieferanten empfehlenswert, sich von deren Unternehmereigenschaft zu vergewissern.

Dies kann am besten mit einer Überprüfung der UID-Nummer erfolgen. Da Lieferanten auf der Rechnung ihre UID-Nummer anzugeben haben, sollte der Leistungsempfänger diese UID-Nummer auch überprüfen. Mit der sogenannten Stufe 2-Abfrage (zB über FinanzOnline) kann die UID-Nummer auf Übereinstimmung mit dem Namen des Unternehmers geprüft werden. Fällt die Abfrage positiv aus, kann man von der Unternehmereigenschaft des Lieferanten ausgehen. Ausdrucke solcher UID-Abfragen sollte man zu Dokumentationszwecken aufbewahren.

Die Verpflichtung, eine Rechnung nach den Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes auszustellen trifft zwar den liefernden bzw leistenden Unternehmer, die – finanziell bedeutenden – Rechtsfolgen von falschen Rechnungen müssen aber in der Regel die Leistungsempfänger tragen, da ihnen der Vorsteuerabzug aberkannt werden kann. Eine rechtzeitige Kontrolle der Eingangsrechnungen kann daher späteren Problemen und unerwarteten Kosten vorbeugen.

Tipp:

Kontrollieren Sie Eingangsrechnungen vor deren Bezahlung stets auf das Vorliegen aller erforderlichen Rechnungsmerkmale!

Ist die Rechnung falsch oder unvollständig ausgestellt, verlangen Sie von Ihren Lieferanten sofort eine Berichtigung!

Überprüfen Sie die Gültigkeit der UID-Nummer Ihres Lieferanten, um festzustellen, ob er Unternehmer ist!

Zahlen Sie Ihren Lieferanten erst, wenn er eine vollständige und richtige Rechnung vorgelegt hat!

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