Visitenkarten und Datenschutz
Rubrik: Recht allgemein
Ausgabe: Jän. 2024
Der Austausch von Visitenkarten ermöglicht es, auf Messen oder sonst im täglichen Leben Kontakte zu knüpfen, sein Netzwerk zu vergrößern und potentielle Neukunden zu akquirieren. Doch es gilt einiges zu beachten, wenn man die Daten des vermeintlich neuen Geschäftspartners oder eines potenziellen Neukunden nutzen möchte. Ist es zulässig, dem Übergeber einer Visitenkarte, mit dem eine aufrechte Geschäftsbeziehung (noch nicht) besteht, unaufgefordert eine E-Mail mit dem Newsletter des Unternehmens oder mit Direktwerbung zu übermitteln? Gilt die Übergabe einer Visitenkarte automatisch als Zustimmung dazu, dass die darauf enthaltene E-Mail-
adresse künftig für die Zusendung von Werbung und/oder Newslettern verwendet werden darf?
Beide Fragen sind zu verneinen! Denn es bedarf der ausdrücklichen Einwilligung des E-Mailempfängers, welche vor der Zusendung einzuholen ist. Der Gesetzgeber regelt dies im § 174 Telekommunikationsgesetz 2021 so, dass die Zusendung einer elektronischen Post (also E-Mail oder SMS) ohne vorherige Einwilligung des Empfängers unzulässig ist, wenn die Zusendung zum Zwecke der Direktwerbung erfolgt. Eine zuvor eingeholte Einwilligung für die Zusendung elektronischer Post ist nur dann nicht notwendig, wenn der Absender die Kontaktinformation für die Nachricht im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung an seine Kunden erhalten hat, diese Nachricht zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen erfolgt und der Empfänger klar und deutlich die Möglichkeit erhalten hat, eine solche Nutzung der elektronischen Kontaktinformation bei deren Erhebung und zusätzlich bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen. Überdies ist Voraussetzung, dass der Empfänger die Zusendung nicht von vornherein
– insbesondere nicht durch Eintragung in die in § 7 Abs 2 E-Commerce-Gesetz genannte Liste – abgelehnt hat.
Diese Liste wird bei der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR-GmbH) geführt. Darin sind jene Personen und Unternehmen erfasst, welche sich gegen den Erhalt von per E-Mail und/oder SMS erfolgter Zusendung kommerzieller Kommunikation ausgesprochen haben. Die Eintragung in diese Liste ist kostenlos und ist im Wirtschaftsleben von allen zu beachten.
Das Bundesverwaltungsgericht hatte sich im letzten Jahr mit diesem Thema auseinandergesetzt. Dieser Entscheidung lag der Sachverhalt zu Grunde, dass der spätere E-Mailadressat einer Werbe-E-Mail auf einer Messe seine Visitenkarte übergab und diese handschriftlich mit seiner E-Mailadresse ergänzte. Vor der Übergabe bestand keine Geschäftsbeziehung zwischen dem Übergeber der Visitenkarte und dem die Karte entgegennehmenden Unternehmer. Von diesem Unternehmer erhielt der Übergeber der Visitenkarte wenig später per E-Mail unverlangt Werbung.
Das Bundesverwaltungsgericht entschied, dass die Kontaktaufnahme auf einem Event, einer Messe etc mit Übergabe einer Visitenkarte keineswegs konkludent als Einwilligung für den künftigen Erhalt von E-Mails mit Werbeinhalt oder eines E-Mails mit Newsletter gilt. Nur dann, wenn eine Person bereits dem Kundenstamm angehört – also die E-Mailadresse des anderen im Zusammenhang mit einer bereits erbrachten Dienstleistung oder dem Verkauf eines Produktes bekannt wurde und zuvor die Einwilligung dieses Kunden erteilt wurde – darf Werbung per E-Mail übermittelt werden.
Handlungsempfehlung
Der Übernahme einer Visitenkarte sollte die Frage folgen, ob der Übergeber die Speicherung der E-Mailadresse in einem Verteiler für künftige E-Mailzusendungen erlaubt. Diese Einwilligung muss dokumentiert werden. Es ist ratsam, noch in Anwesenheit des Übergebers durch Beifügen des Datums der Übernahme der Karte festzuhalten, dass die Einwilligung erteilt wird. Unter Bezugnahme auf die Übergabe der Visitenkarte und die erteilte Einwilligung sollte zeitnah per E-Mail angekündigt werden, dass beabsichtigt ist, diese Adresse in den E-Mailverteiler aufzunehmen. Diese E-Mail sollte unbedingt den Hinweis auf eine Opt-Out-Möglichkeit enthalten, um dem E-Mailempfänger die Option zum Widerspruch zu geben. Nur dann, wenn ein solcher Widerspruch unterbleibt und die E-Mail nicht in der Liste bei der RTR-GmbH eingetragen ist, darf die E-Mailadresse in den Werbeverteiler eingetragen werden.