Nichtbereithalten von Lohnunterlagen

Stand: November 2021

Verwaltungsrechtlich strafbar ist, wer als Arbeitgeber ohne Sitz in Österreich oder als Beschäftiger von nach Österreich entsandten Arbeitnehmern die Lohnunterlagen nicht bereithält. Eine Verwaltungsübertretung begeht auch der Überlasser im Falle einer grenzüberschreitenden Arbeitskräfteüberlassung, wenn er die Lohnunterlagen dem Beschäftiger nicht nachweislich bereitstellt. Die von der Bezirksverwaltungsbehörde dafür zu verhängende Geldstrafe beträgt bis € 20.000,-- und im Wiederholungsfall bis € 40.000,--. Die Strafdrohung gilt unabhängig davon wie viele Arbeitnehmer betroffen sind. Es liegt nur eine einzige Verwaltungsübertretung vor.

Arbeitgeber ohne Sitz in Österreich, welche Arbeitnehmer nach Österreich entsenden, müssen die zur Ermittlung des dem Arbeitnehmer nach österreichischen Rechtsvorschriften gebührenden Entgelts erforderlichen Unterlagen in deutscher oder englischer Sprache am Arbeits(Einsatz)ort bereithalten. Handelt es sich um eine grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung (aus Drittstaaten oder aus dem EWR-Raum) trifft diese Verpflichtung den Beschäftiger (das österreichische Unternehmen, welches sich der überlassenen Arbeitskräfte bedient), wobei der Überlasser die Pflicht hat, dem Beschäftiger die Unterlagen bereitzustellen.

Die Unterlagen sind für die gesamte Dauer der Beschäftigung in Österreich bereitzuhalten. Es wird dabei auf den Zeitraum der Beschäftigung aller Arbeitnehmer insgesamt abgestellt. Die Unterlagen für einzelne Arbeitnehmer, deren Beschäftigung in Österreich bereits geendet hat, sind daher ebenfalls bereitzuhalten.

Als Lohnunterlagen sind in den gesetzlichen Bestimmungen der Arbeitsvertrag oder Dienstzettel, Lohnzettel, Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege, Lohnaufzeichnungen und Unterlagen betreffend die Lohneinstufung zur Überprüfung des dem entsandten Arbeitnehmer für die Dauer der Beschäftigung nach den österreichischen Rechtsvorschriften gebührenden Entgelts genannt. Die Lohnunterlagen dürfen nur in deutscher oder englischer Sprache vorliegen.

Alternativ zur Bereithaltung dürfen die Unterlagen unmittelbar vor Ort und im Zeitpunkt der Erhebung der zuständigen Behörde elektronisch zugänglich gemacht werden. Unter dem Begriff „in elektronischer Form zugänglich zu machen“ ist nicht nur das bloße Vorweisen eines Bildes oder einer Datei auf einem digitalen Medium zu verstehen; dies beinhaltet, dass auf Verlangen der Kontrollorgane auch eine Übermittlung der digitalen Dokumente in einer für die Kontrollorgane nutzbaren Form erfolgt bzw erfolgen kann.

Auch inländische Beschäftiger einer grenzüberschreitend überlassenen Arbeitskraft können nach dieser Bestimmung bestraft werden. Der Beschäftiger ist im Rahmen einer grenzüberschreitenden Arbeitskräfteüberlassung selbst zur Bereithaltung der Lohnunterlagen verpflichtet. Bestraft wird in diesem Zusammenhang allerdings auch der Überlasser, wenn er dem Beschäftiger die benötigten Lohnunterlagen nicht übermittelt bzw nicht nachweislich bereitstellt.

Bei mobilen Arbeitnehmern im Transportbereich sind die Unterlagen bereits ab der Einreise in das Bundesgebiet im Fahrzeug bereitzuhalten oder in elektronischer Form entsprechend zugänglich zu machen.

Zu beachten ist, dass die Übermittlung der Lohnunterlagen auch bis zu einem Monat nach Beendigung der Entsendung oder Überlassung verlangt werden kann. Arbeitgeber oder Überlasser, die entgegen dieser Bestimmung die Lohnunterlagen nicht übermitteln, sind von der Bezirksverwaltungsbehörde mit einer Geldstrafe von bis zu € 20.000,--, im Wiederholungsfall bis zu € 40.000,-- zu bestrafen. Eine Mindeststrafe ist nicht vorgesehen. Unabhängig davon wie viele Arbeitnehmer betroffen sind, handelt es sich um eine einzige Verwaltungsübertretung.

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